Часто задаваемые вопросы

Апостиль – это упрощенная процедура легализации. Страны, которые не присоединились к Гаагской конвенции и не признают апостиль, нуждаются в легализации через министерство иностранных дел и консульство или посольство. Это более сложная процедура, но мы также можем помочь в этом вопросе. Самые популярные среди наших клиентов не признающие апостиль страны, требующие легализации: Канада, ОАЭ, Катар, Египет.

Апостиль на документах является международным подтверждением их подлинности и легальности для использования за границей.

В 1961 году ряд стран подписали Гаагскую конвенцию, в которой договорились об упрощенной процедуре документооборота и о взаимном признании государственных документов при условии, что они содержат специальный штамп — апостиль. Штамп этот проставляется в основном министерствами образования, юстиции и иностранных дел внутри страны, где издан документ. Апостиль следует ставить на документ, выданный государственным органом одной страны, для использования его в другой. Если документ используется внутри страны, где он был издан, апостилирование не требуется.

Двойной апостиль – это особый вид легализации документов, при котором штамп апостиля проставляется дважды: сначала на оригинале документа или его нотариально заверенной копии, а затем – на нотариально заверенном переводе документа. Важно сначала нотариально засвидетельствовать перевод документа и только после этого апостилировать.

Двойной апостиль подтверждает подлинность печати и подписи нотариуса, засвидетельствовавшего перевод. Обычно двойной апостиль нужен для документов, используемых в таких странах: Австрия Бельгия, Великобритания, Дания, Нидерланды, Италия, Норвегия, Португалия, Франция, Швейцария. Однако этот список не исчерпывающий, и следует узнать требования по оформлению документа в соответствующем органе страны, в которой будет использоваться документ.

Апостиль проставляется в одном из министерств страны, где был издан документ, и он подтверждает подлинность самого документа (соответствие печати и подписи должностному лицу выдавшего документ).

Нотариальное заверение обычно подтверждает соответствие копии документа или квалификацию переводчика, выполнившего перевод документа.

Апостиль нужно ставить в стране выдачи, а перевод и нотариальное заверение после апостиля можно выполнить в любой стране.

Апостилизации подлежат следующие личные документы:

• Дипломы, архивные справки, обучающие программы, аттестаты.
• Справки (о несудимости, с места жительства, состоянии здоровья).
• Документы, выданные органами ЗАГС (свидетельства о браке, о рождении, о разводе и т.п.).
• Документы, оформленные у нотариуса (заявления, доверенности, нотариальные копии определенных документов, афидевиты и прочее).
• Свидетельства о регистрации, доверенности, уставах и других документах.

На паспорта, трудовые книжки, военные удостоверения, разрешения на ношение оружия, технические паспорта на автомобиль, удостоверения личности и другие документы апостиль поставить нельзя, однако в отдельных случаях могут требоваться апостилированные нотариальные копии таких документов.

Заламинированные документы или содержащие следы ламинирования апостилизации не подлежат. Свидетельства о рождении, браке, смене имени или смерти должны быть выданы после 2003 года.

Старые или заламинированные документы следует получить повторно и только после этого апостилировать.

Срок проставления апостиля зависит от типа документа и может варьироваться от нескольких дней до нескольких недель. Министерство юстиции: от 5 до 10 рабочих дней. Министерство иностранных дел Украины: от 5 до 10 рабочих дней или до 20 рабочих дней при необходимости получения дополнительной информации по запросу в учреждение, которое выдало документ. Министерство образования Украины: от 1 до 30 рабочих дней в зависимости от образца документа и срочности подачи.

Да, в большинстве случаев апостиль проставляется на оригинале документа. Он может выглядеть как штамп, поставленный или наклеенный с обратной стороны или подшитый отдельным листом к оригиналу.

Исключения составляют документы, к которым нельзя ничего подшить или проштамповали, например паспорт или водительское удостоверение. Также в Украине нельзя поставить апостиль на государственные документы, изданные на территории Советского Союза. В таких случаях можно апостилировать нотариальную копию документов, а не оригиналы.

Нет. Для апостилизации не нужно оформлять доверенность.

Обычно апостиль ставится на государственном языке и после апостилирования весь документ вместе с апостилем следует перевести на нужный язык, а также нотариально удостоверить.

Процедура апостилирования имеет свои особенности. Очень важно учитывать, что иностранные страны часто не принимают свидетельства о рождении, которые были выданы по старым стандартам. К таким документам относятся:

Свидетельства, выданные в 2003 году.
Свидетельства, выданные во времена СССР.
Чтобы апостилировать эти свидетельства о рождении, необходимо сначала обратиться в органы ЗАГСа для получения дубликата документа на бланке нового образца.

Также существуют определенные нюансы, связанные с наличием соответствующего образца печати ЗАГСа и подписи регистратора в архиве Министерства юстиции Украины, которые могут создавать трудности при апостилизации. Так, документы, полученные за последние 10 лет, обычно легко апостилируются без всяких препятствий. Однако старые документы, заламинированные или с дополнительными отметками и штампами, не могут быть апостилированы. В таком случае нужно получить чистый дубликат на новом бланке, на котором уже можно будет поставить апостиль.

Для Италии, Испани и Франции возможны два варианта легализации документов:

1. Апостилизация документа → нотариально заверенный перевод → вторая апостилизация.
2. Апостилизация документа → перевод, сделанный аккредитованным переводчиком, с консульской печатью.

На сегодняшний день в Украине существует несколько официальных инстанций, которые уполномочены проставлять апостиль на документах: Министерство юстиции Украины (Минюст), Министерство образования Украины, Министерство иностранных дел Украины (МИД) или Государственная налоговая служба Украины.

Стоимость апостиля может отличаться в зависимости от типа документа и сроков.

Для получения апостиля необходимо иметь оригинал документа и дополнительные документы или информацию в зависимости от требований конкретного учреждения. Оригинал документа не должен быть поврежден или заламинирован.

Апостиль не имеет срока действия. Если вы поставили апостиль однажды, его не нужно ставить еще раз. Исключение являются документы с апостилем, имеющие срок действия. Это обычно касается справки (извлечение) о несудимости, которая действительна за границей 3 месяца. Также в редких случаях загранучреждения требуют, чтобы свидетельства о рождении или браке были выданы не позднее года с момента подачи. В таком случае нужно повторно получать свидетельство и ставить на него апостиль.

Апостиль на документах в Украине представляет собой печать, мокрую или электронную, которая ставится на оборотной стороне оригинального документа. Хотя требования к оформлению апостиля унифицированы для всех стран и предусматривают создание шаблона апостиля по определенному формату, в разных министерствах Украины форма апостиля может несколько отличаться. Апостиль оформляют в форме квадрата размером 10х10 см, содержащим основные элементы: страну, где был проставлен апостиль, название документа, на который он нанесен, печать, подтверждаемую апостилем, выдающий апостиль орган, дату выдачи, подпись ответственного лица и печать этого органа.

Апостиль необходим для легализации документов для использования за рубежом, например для образовательных целей, работы, открытия бизнеса и т.д.