Апостиль і легалізація документів

Під терміном «апостиль» юристи розуміють форму міжнародного стандарту, призначену для інформації про легальність документа. Апостильовані документи пред'являються в державах, які визнають їх як законні. Штамп ставиться на оригінальну документацію держзразка і виключає інші види легалізації.

Апостилювання прийнято Гаазькою конвенцією 1961 року, що діє в Україні з 2003 року. Стандартизована форма, позначена в додатку до Конвенції, є квадрат зі стороною не менше 9 см, має стандартні рядки і позначення Convention de la Haye du 5 octobre 1961. Тут же вказується держава, проставивши штамп, посаду та прізвище завірителя, дата, місто, серійний номер і інша подібна інформація.

Види апостиля

Юридично схвалених способів проставлення апостиля є декілька. До них відносять штамп, клей, стрічки певних кольорів, сургучні або рельєфні печатки і т. п. Також апостиль іноді прикріплюється до документа за допомогою клею, скріпок і ін.

З 2015 року в Україні з огляду на міжнародні тенденції уніфікації процедур дійсна і електронна форма виставлення.

Нормативна база виставлення штампа, в тому числі електронного, спирається на спільні накази МЗС України, Міносвіти і Мін'юсту (тобто всіх «апостилюючих» відомств), датовані 2003 роком.

Вид апостиля безпосередньо залежить від виставляючого міністерства.

  1. МЗС легалізує довідки, видані за місцем проживання, про стан здоров'я, про несудимість.
  2. Міністерство освіти відає документацією, пов'язаною з навчальними заходами, — дипломами, атестатами, довідками для військкоматів і т. п.
  3. Міністерство Юстиції займається апостилюванням нотаріальної, юридичної документації, документами з РАГСів.

При цьому в будь-якому випадку апостиль повинен бути гранично наближений до еталонного гаазького варіанту.

Електронний штамп можна поставити на:

  • оригінальні документи органів реєстрації цивільного стану (весь спектр свідчень, виписки);
  • рішення суду;
  • нотаріальну документацію (заяви, доручення і т. п.);
  • Нотаріальні копії документів фіз- і юросіб;
  • переклади з нотаріальним засвідченням (в цьому випадку мова про «другий апостиль»).

Терміни

Період часу знову залежить від виду документа і відомства, куди вам слід звернутися.

1.Міністерство закордонних справ вирішує питання в термін від 2 до 5 робочих днів. Але в разі, якщо виникне необхідність запиту додаткових відомостей, проставлення штампа займе до 20 днів.

2. Мін'юст України апостилює документи за період від одного до 20 робочих днів.

3.Міністерство освіти працює за кількома схемами (визначається типом документа): 

За 20 днів вирішуються питання з апостилюванням професорських, докторських атестатів, кандидатських дипломів, дипломів про освіту в сфері внутрішніх справ і дипломів нового зразка (серія МВ); довідкової документації з навчальних закладів; а також документів, виданих іноземцям, про закінчення навчальних закладів України.

«Пластик» апостилюється в термін 1-10 робочих днів.

Освіта, отримана в Криму, а також в Луганській, Донецькій областях, підтверджується з подальшим візуванням документів від 40 днів і більше.

Проставити апостиль терміново іноді можна протягом одного дня. Це питання можливості максимально швидкої звірки відомостей. І, звичайно, ціни, яка для замовника в цьому випадку підвищиться.

В яких випадках відмовляють

Якщо документація видана дипломатичною службою іншої (третьої) держави, якщо документація безпосередньо відноситься до митних операцій і комерції українська сторона не має права виставляти свої легалізаційні штампи. Апостилювання дозволено для нотаріальних копій таких документів.

Відмова може мати під собою й іншу підставу:

  • документ був отриманий вами до 2003 року;
  • присутні механічні пошкодження документа (потертості, плями, що призводять до нечитабельності тексту або печаток / штампів;
  • порушена цілісність;
  • є виправлення, різночитання в даних і / або друку;
  • наявність ламінування.

Коли потрібен подвійний апостиль

Практикуючим нотаріусам знайомі ситуації, коли одного апостиля недостатньо: потрібно послідовне засвідчення оригіналу й перекладного документа. В основному, це країни Євроради:

  1. Бельгія,
  2. Голландія,
  3. Австрія,
  4. Швейцарія,
  5. Британія,
  6. Франція.

На півдні Європи - Італія, Іспанія, Португалія. Країни, які також зазвичай хочуть отримати переклад з апостилем, перераховані нижче:

  • ПАР,
  • Перу.

За спрощеною схемою, при якій потрібен лише один нотаріально засвідчений переклад і апостиль на оригіналі, працює ряд країн, наприклад, США. Іноді після проставлення одного апостиля потрібно додатково подати документацію до Посольства приймаючої країни. Є й держави, взагалі не потребуючі апостилювання документації. Схему процедури необхідно уточнювати заздалегідь.

Для яких країн проставляти апостиль на документах не потрібно

Деякі держави, що не приєдналися до Гаазької конвенції, визнають тільки консульську легалізацію документів, що виключає проставлення апостиля.

Є і держави, які підписали з Україною угоди про правову допомогу, що мають на увазі спрощення процедур легального прийому документів. Серед них більшість країн, «які виросли» з республік СРСР. Чи потрібне нотаріальне засвідчення того чи іншого документа, обов'язково уточнюйте в установі, куди піде документація.

Не вимагають обов'язкового апостилювання серед європейських країн:

  • Чехія,
  • Угорщина,
  • Колишня Югославська Республіка Македонія,
  • Болгарія,
  • Польща,
  • Румунія,
  • Сербія. 

Серед «учасниць» Радянського Союзу:

  • Азербайджан,
  • Таджикистан,
  • Білорусь,
  • Російська Федерація,
  • Вірменія,
  • Молдова,
  • Литва,
  • Казахстан,
  • Грузія (крім Автономної Республіки Абхазії і колишньої АТ Південної Осетії),
  • Узбекистан,
  • Естонія.

Оскільки офіційна Україна заперечувала проти приєднання до Конвенції Косово, апостиль на документах, призначених для цієї республіки, також не потрібен.

Принципи роботи бюро перекладів «МоваPro»

Тримаючи орієнтацію на інтереси замовника, «МоваPro» практикує швидке і грамотне розв'язання питань перекладу та його нотаріального супроводу. Відносно проставлення апостиля це означає:

  1. Обов’язкові гарантії (ваші документи не будуть «забуті» ні на стадії перекладу, ні на стадії візування).
  2. Суворе дотримання порядку черги (ніхто «спритніший" не оформить документи вперед вас, якщо звернувся до нас пізніше вас).
  3. Дотримання тимчасових рамок (ми не станемо тягти час даремно, відкладаючи розв'язання ваших питань на кілька додаткових днів).
  4. Надійна кур'єрська доставка (документи будуть отримані з рук в руки).
  5. Професійна консультація (якщо щось залишилося неясним, зв'яжіться з нашими експертами).

Вартість

Вартість послуг з проставлення апостиля Ви можете дізнатися в розділі Ціни на нашому сайті.