Легалізація документів та апостиль у Києві та по Україні

У нашому перекладацькому бюро МоваПро ми вже понад 12 років надаємо послуги легалізації документів та проставлення апостиля у Києві та по Україні. Нам довіряють як індивідуальні клієнти, так і корпорації, такі як ПриватБанк, Samsung та LG, а також благодійні організації, наприклад, ЮНІСЕФ.

Ми виконуємо замовлення в необхідні для вас терміни та гарантуємо повну конфіденційність документів — як під час роботи, так і після її завершення. Якщо у вас є будь-які питання щодо наших послуг чи вартості, звʼяжіться з нами зручним для вас способом, і ми оперативно відповімо.

Вартість легалізації: від 900 грн за 1 документ (залежить від типу документа) Строк проставлення: від 1 до 30 робочих днів (залежить від типу документа) Консультація: безкоштовно

Скільки часу займає апостиль?

Строк залежить від типу документа й установи: Міністерство юстиції та МЗС проставляють апостиль за 3–10 робочих днів (у складних випадках — до 20), Міністерство освіти — від 1 до 32 робочих днів. Терміновий апостиль на диплом можливий за 1–2 робочі дні. Точний строк назвемо після оцінки документа.

Легалізація документів та проставлення апостиля в Україні: що потрібно знати

Легалізація документів — це офіційне підтвердження справжності документа, призначеного для використання за кордоном. Завдяки цій процедурі офіційні документи, видані в одній країні, можна використовувати в іншій. В Україні є кілька видів легалізації документів, а саме: апостиль, подвійний апостиль, консульська легалізація, апостиль + консульська легалізація.

Апостиль — це особливий штамп, який проставляється на документах для їхнього подальшого легального використання за кордоном. Апостиль підтверджує повноваження особи, яка видала документ, а також її підпис.

Після проставлення апостиля у багатьох випадках потрібно виконати переклад — як самого документа, так і його апостиля. Також для використання документів за кордоном потрібно, щоб виконаний переклад засвідчив нотаріус. Ми надаємо повний комплекс послуг, включаючи апостиль, переклад та нотаріальне засвідчення.

У нас ви можете безкоштовно проконсультуватися з усіх питань — як особисто в офісі, так і зателефонувавши нам. Ми з радістю відповімо на всі ваші питання.

Які документи потрібні для проставлення апостиля?

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 р. № 61 для проставлення апостиля необхідно подати:

• паспорт заявника;
• оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем. Оригінал не має бути пошкодженим або заламінованим. Апостиль проставляють або на самому документі (якщо є місце), або на самостійному бланку, який потім підшивають до оригіналу.

Вартість апостиля

• Апостиль на витяг (довідку) про несудимість — 900 грн за 1 документ.
• Апостиль на свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, нотаріальні та судові документи — 2300 грн за 1 документ (5–7 робочих днів).
• Апостиль на атестат, диплом з додатком: 1450 грн за 1 документ (32 робочі дні); 2100 грн за 1 документ (12 робочих днів); 2500 грн за 1 документ (4 робочі дні); 3000 грн за 1 документ (1–2 робочі дні).
• Апостиль на диплом або атестат старого зразка з додатком, шкільний табель, диплом кандидата наук, академічну довідку можемо зробити: 1450 грн за 1 документ (30 робочих днів); 2100 грн за 1 документ (20 робочих днів).

Хто ставить апостиль в Україні і скільки це триває

Апостиль в Україні проставляють кілька відомств — кожне відповідає за «свої» типи документів. З 1 січня 2023 року частину документів, які раніше апостилювало МЗС, засвідчують органи, що їх видають (МВС, ДМС і ДПС):

Орган	Які документи	Строк
Міністерство юстиції України (minjust.gov.ua)	Свідоцтва РАЦС (народження, шлюб, розлучення), судові рішення, нотаріальні документи: довіреності, заяви, засвідчені копії	3–10 робочих днів
МВС України	Витяг про несудимість та інші документи органів системи МВС	строки уточнюйте на момент подання; через Дію витяг замовляється разом з апостилем
МЗС України	Медичні довідки та більшість інших офіційних документів державних органів	3–10 робочих днів; до 20 — якщо потрібен запит до установи, що видала документ
ДПС України	Податкові довідки	строки уточнюйте на момент подання
Міністерство освіти і науки (mon.gov.ua)	Дипломи з додатками, атестати, довідки та архівні документи закладів освіти	1–32 робочі дні залежно від зразка документа й терміновості

Не впевнені, яке саме відомство ставить апостиль на ваш документ? Скористайтеся нашим безкоштовним визначником маршруту апостиля — оберіть тип документа, і він покаже потрібне міністерство, порядок дій та орієнтовні строки.

З 1 лютого 2026 року діє оновлений порядок проставлення апостиля (наказ Мінʼюсту від 20.11.2025 № 3177/5): апостилі поступово переходять на формат із QR-кодами, і справжність штампа перевіряється онлайн — у реєстрі Мінʼюсту для документів РАЦС, судів і нотаріусів або в реєстрі освітніх документів. Це зручно для закордонної установи: їй не потрібно надсилати паперові запити до України.

Апостиль за типами документів: до якого відомства йти

Найчастіше питання звучить не «що таке апостиль», а «куди нести саме мій документ». Нижче — розкладка за відомствами з практичними застереженнями, через які найчастіше доводиться приходити вдруге.

МОН: освітні документи

Строк — від 1 до 32 робочих днів залежно від зразка документа й обраної терміновості.

Документ	На що звернути увагу
Диплом і додаток до диплома	Апостиль на диплом і на додаток — дві окремі процедури, а для дипломів, яких немає в реєстрі ЄДЕБО, МОН робить архівний запит до закладу освіти, і строк помітно довшає.
Атестат і додаток до атестата	Перед проставленням МОН перевіряє атестат у реєстрі ЄДЕБО; для старих атестатів іде архівний запит до школи, тому для літньої вступної кампанії апостиль замовляють навесні.
Довідки та архівні документи закладів освіти	МОН проставляє апостиль за 1–32 робочі дні залежно від зразка документа й терміновості подачі.

Мінʼюст: РАЦС, суди, нотаріат

Строк — 3–10 робочих днів, у складних випадках довше.

Документ	На що звернути увагу
Свідоцтво про народження	На радянські книжечки та заламіновані бланки апостиль не проставляють — спершу отримується повторне свідоцтво на сучасному бланку через РАЦС.
Свідоцтво про шлюб	Спочатку апостиль на оригінал, потім переклад — інакше штамп залишиться неперекладеним, і закордонна установа може повернути пакет.
Свідоцтво про розлучення	Мінʼюст апостилює і свідоцтво РАЦС, і судове рішення про розірвання шлюбу; радянські бланки чинні, але не апостилюються — потрібне повторне свідоцтво.
Свідоцтво про смерть	Старі та заламіновані бланки не апостилюються — спершу родичі отримують повторне свідоцтво в РАЦС (з-за кордону — за довіреністю або через консульство).
Витяг з ДРАЦС (повторні документи)	Апостиль проставляється лише на паперовий витяг — електронний витяг із QR-кодом із Дії для апостилювання не підходить.
Судове рішення	Апостиль ставлять не на оригінал зі справи, а на завірену судом копію з гербовою печаткою та відміткою про набрання законної сили — роздруківка з реєстру судових рішень не годиться.
Довіреність (нотаріальна)	З Польщею та Чехією діють договори про правову допомогу, за якими апостиль формально не потрібен, але установи там нерідко все одно його просять — за сумніву письмово запитайте установу подання.
Нотаріальна копія, заява	Саме через нотаріально засвідчену копію апостилюються документи, на які штамп не ставлять напряму, — зокрема документи, видані органами РАЦС колишніх республік СРСР.

МВС, МЗС і ДПС: довідки та решта офіційних документів

Строк — 3–10 робочих днів; до 20, якщо потрібен запит до установи, яка видала документ.

Документ	На що звернути увагу
Довідка про несудимість	Апостиль ставить МВС, а не МЗС — так з 1 січня 2023 року. Електронний витяг із QR не апостилюється: потрібен паперовий примірник, який за кордоном зазвичай дійсний 90 днів. Повний маршрут — у гайді про апостиль на довідку про несудимість.
Медична довідка	МЗС перевіряє підпис і печатку запитом до закладу, який видав довідку, тому це найповільніший із цих маршрутів — подавайте довідку на апостиль одразу після отримання.

Документи, на які апостиль не ставлять

На сам документ штамп не ставлять — працює обхід через нотаріально засвідчену копію.

Документ	На що звернути увагу
Паспорт	Апостиль на паспорт не ставлять: якщо закордонна установа просить «легалізований» паспорт, на практиці їй потрібен нотаріально засвідчений переклад — в окремих випадках апостилюють нотаріальну копію, тож формат уточнюйте в установи.
Водійське посвідчення	Водійське посвідчення зазвичай не апостилюють: відомствам, які проводять обмін прав, потрібен засвідчений переклад картки, а не легалізований оригінал.

Випадки, які треба уточнювати

Тут відповідь залежить від конкретного документа й від вимоги одержувача.

Документ	На що звернути увагу
Довідка про доходи	Для візових справ апостиль здебільшого не потрібен; якщо його вимагають, довідки державних органів апостилює Мінʼюст, а лист роботодавця спершу засвідчують нотаріально й лише потім апостилюють.

Які документи підлягають апостилюванню

Підлягають апостилюванню виключно через нотаріально засвідчену копію (фотокопію-витяг): паспортні документи — паспорт громадянина України як зразка 1994 року, так і у формі ID-картки, а також закордонний паспорт; військовий квиток; трудова книжка; пенсійне посвідчення; посвідчення водія; свідоцтво про реєстрацію транспортних засобів (технічний паспорт); офіційні документи, видані органами РАЦС колишніх союзних республік у складі СРСР.

Документи, що підтверджують освіту, можуть вимагати іноземні посольства чи іноземні організації з визнання кваліфікацій та інші установи, зокрема: довідку про факт навчання та академічні права; довідку про ліцензію та акредитацію вищого навчального закладу; довідку про систему оцінювання в Україні тощо.

На яких документах апостиль не може бути проставлений

Існує ряд документів, на які апостиль не може бути проставлений, а саме: документи, які видані закордонними дипломатичними організаціями; адміністративні документи, які мають відношення до комерційних або митних операцій; оригінали офіційних документів, що були видані організаціями колишніх республік у складі СРСР.

Проставлення апостиля на документах, наприклад свідоцтвах про народження, шлюб тощо, виданих в СРСР, здійснюється на копіях таких документів, які будуть засвідчені в установленому порядку на території України (нотаріально).

Як виглядає апостиль і як перевірити, що він справжній

Апостиль — це не наліпка й не підпис від руки, а стандартизований штамп у формі квадрата приблизно 10×10 см. У ньому завжди є одні й ті самі поля: країна, де проставлено апостиль, назва документа і орган, який його видав, посада та підпис особи, чий підпис засвідчується, номер, дата, назва органу, що проставив апостиль, та його печатка. Форма уніфікована Гаазькою конвенцією, але оформлення в МОН, Мінʼюсті та МЗС трохи відрізняється — це нормально й не є ознакою підробки.

Штамп проставляють або на вільному місці самого документа, або на окремому аркуші, який підшивають до оригіналу. Саме тому заламіновані документи апостилювати неможливо: підшити чи проставити штамп на плівці не вийде.

Перевірити справжність можна безкоштовно і за хвилину: документи РАЦС, судів і нотаріусів — у реєстрі Мінʼюсту, освітні — у реєстрі освітніх документів. З переходом на апостилі з QR-кодом закордонній установі достатньо відсканувати код — паперові запити до України більше не потрібні.

Подвійний апостиль: коли штамп ставлять двічі

Частина країн вимагає апостиль не лише на документі, а й на перекладі. Послідовність тут жорстка й помилки коштують повного циклу: спершу апостиль на оригіналі (або на нотаріально засвідченій копії), потім переклад, потім нотаріальне засвідчення перекладу, і лише після цього — другий апостиль, який підтверджує підпис і печатку нотаріуса.

Подвійний апостиль зазвичай просять Австрія, Бельгія, Велика Британія, Данія, Нідерланди, Італія, Норвегія, Португалія, Франція та Швейцарія. Перелік не вичерпний — вимогу завжди перевіряють в органі, куди подається документ.

Для Італії, Іспанії та Франції можливі два маршрути: подвійний апостиль, описаний вище, або апостиль на документі плюс переклад акредитованого при консульстві перекладача з консульською печаткою. Який з них обрати — залежить від того, що приймає конкретна установа.

Апостиль, нотаріальне засвідчення і присяжний переклад — три різні речі

Їх плутають постійно, і саме через цю плутанину люди платять за зайві процедури.

• Апостиль підтверджує справжність самого документа: відповідність підпису й печатки посадової особи, яка його видала. Ставиться лише в країні видачі документа.
• Нотаріальне засвідчення стосується не документа, а перекладу або копії: нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача чи вірність копії. Робиться після апостиля й може бути виконане в будь-якій країні.
• Присяжний переклад — це формат, який існує в низці країн ЄС: перекладач, приведений до присяги місцевим судом, сам засвідчує переклад своєю печаткою. Там, де він потрібен, український нотаріальний переклад не завжди приймають — це варто зʼясувати до замовлення.

Практичний висновок: апостиль без перекладу зазвичай марний, а переклад без апостиля — недійсний для державної установи за кордоном. Працює тільки правильна послідовність.

Апостиль у Києві: як це відбувається в нас

Ми робимо весь ланцюжок під ключ: апостиль у Києві на оригінал, переклад потрібною мовою, нотаріальне засвідчення й, за потреби, другий апостиль. Офіс — на Ярославовому Валу, 9, за пʼять хвилин від метро «Золоті Ворота», нотаріус працює в тій самій будівлі, тож пакет не «подорожує» між адресами.

Що ми просимо надіслати до початку: скан документа з обох боків, країну та установу, куди він подається, і бажаний строк. За 15 хвилин відповідаємо, яке відомство ставить апостиль саме на ваш документ, чи потрібен подвійний апостиль і скільки це коштуватиме разом із перекладом.

Як передати документи в Києві та з інших міст

Апостиль ставиться на оригінали, тому документи потрібно передати нам фізично: особисто в офісі на Ярославовому Валу, 9 (метро «Золоті Ворота», центр Києва) або Новою поштою з будь-якого міста України чи з-за кордону. Поки документи в дорозі, ми вже готуємо переклад за сканами — так процедура виходить швидшою. Готовий пакет повертаємо тим самим способом: особисто, курʼєром або поштою.