Легалізація документів та апостиль у Києві та по Україні

Апостиль — це спрощена процедура легалізації. Країни, які не приєдналися до Гаазької конвенції та не визнають апостиль, потребують легалізації через міністерство закордонних справ та консульство або посольство. Це складніша процедура, але ми також можемо допомогти в цьому питанні. Найпопулярніші серед наших клієнтів країни, що не визнають апостиль і вимагають легалізації: Канада, ОАЕ, Катар, Єгипет.

Апостиль на документах є міжнародним підтвердженням їх автентичності та легальності для використання за кордоном. У 1961 році низка країн підписали Гаазьку конвенцію, в якій домовилися про спрощену процедуру документообігу та взаємне визнання державних документів за умови, якщо вони містять спеціальний штамп — апостиль. Штамп проставляється здебільшого міністерствами освіти, юстиції та закордонних справ усередині країни, де видано документ. Апостиль потрібно ставити на документ, виданий державним органом однієї країни, для використання його в іншій. Якщо документ використовується в межах країни, де він був виданий, апостилювання не потрібне.

Подвійний апостиль — це особливий вид легалізації документів, при якому штамп апостиля проставляється двічі: спочатку на оригіналі документа або його нотаріально засвідченій копії, а потім — на нотаріально засвідченому перекладі документа. Важливо спершу нотаріально засвідчити переклад документа й лише після цього апостилювати. Подвійний апостиль підтверджує автентичність печатки та підпису нотаріуса, який засвідчив переклад. Зазвичай він потрібен для документів, що використовуються в таких країнах: Австрія, Бельгія, Великобританія, Данія, Нідерланди, Італія, Норвегія, Португалія, Франція, Швейцарія. Однак цей список не є вичерпним, і варто дізнатися вимоги щодо оформлення документа у відповідному органі країни, в якій він буде використовуватися.

Апостиль проставляється в одному з міністерств країни, де було видано документ, і підтверджує справжність самого документа (відповідність печатки та підпису посадової особи органу, що видав документ). Нотаріальне засвідчення зазвичай підтверджує відповідність копії документа або кваліфікацію перекладача, який виконав переклад. Апостиль потрібно ставити в країні видачі, а переклад і нотаріальне засвідчення після апостиля можна виконати в будь-якій країні.

Апостилюванню підлягають дипломи, архівні довідки, навчальні програми, атестати; довідки (про несудимість, з місця проживання, про стан здоровʼя); документи, видані органами РАЦС (свідоцтва про шлюб, народження, розлучення тощо); документи, оформлені в нотаріуса (заяви, довіреності, нотаріальні копії, афідевіти), а також свідоцтва про реєстрацію, статути та інші документи. На паспорти, трудові книжки, військові посвідчення, дозволи на носіння зброї, технічні паспорти на автомобіль та посвідчення особи апостиль поставити не можна, однак в окремих випадках можуть вимагатися апостильовані нотаріальні копії таких документів. Заламіновані документи апостилюванню не підлягають, а свідоцтва про народження, одруження, зміну імені або смерть мають бути видані після 2003 року. Старі або заламіновані документи потрібно отримати повторно і лише після цього апостилювати.

Термін проставлення апостиля залежить від типу документа і може варіюватися від декількох днів до кількох тижнів. Міністерство юстиції України: від 5 до 10 робочих днів. Міністерство закордонних справ України: від 5 до 10 робочих днів або до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації за запитом до установи, яка видала документ. Міністерство освіти України: від 1 до 30 робочих днів, залежно від зразка документа і терміновості подачі.

Так, у більшості випадків апостиль проставляється на оригіналі документа. Він може виглядати як штамп, поставлений або наклеєний на звороті чи підшитий окремим аркушем до оригіналу. Винятки становлять документи, до яких неможливо нічого підшити або проштампувати, як-от паспорт чи водійське посвідчення. Також в Україні не можна поставити апостиль на державні документи, видані на території Радянського Союзу. В таких випадках апостилювати можна нотаріальну копію документів, а не оригінали.

Ні. Для апостилювання не потрібно оформлювати довіреність.

Зазвичай апостиль видається державною мовою, тому після апостилювання весь документ разом з апостилем потрібно перекласти на потрібну мову, а також нотаріально засвідчити.

Іноземні країни часто не приймають свідоцтва, видані за старими стандартами: свідоцтва, видані до 2003 року, та свідоцтва часів СРСР. Щоб їх апостилювати, необхідно спочатку звернутися до органів РАЦС для отримання дубліката документа на бланку нового зразка. Документи, отримані протягом останніх 10 років, зазвичай легко апостилюються, проте старі, заламіновані або з додатковими відмітками та штампами документи апостилювати не можна — потрібно отримати чистий дублікат на новому бланку, на який уже можна поставити апостиль.

Для Італії, Іспанії та Франції можливі два варіанти легалізації документів: 1) апостилювання документа → нотаріально засвідчений переклад → другий апостиль; 2) апостилювання документа → переклад, зроблений акредитованим перекладачем, із консульською печаткою.

Щоб зробити апостиль, ви можете звернутись до нашого бюро перекладів МоваПро. Ми вже понад 12 років надаємо послуги легалізації документів та проставлення штампа «Апостиль» у Києві та по Україні. Ми виконуємо замовлення в необхідні для вас терміни і за прийнятними цінами.

На сьогодні в Україні існує декілька офіційних інстанцій, які уповноважені проставляти апостиль на документах: Міністерство юстиції України (Мінʼюст), Міністерство освіти України, Міністерство закордонних справ України (МЗС) або Державна податкова служба України. Мінʼюст апостилює документи РАЦС, судів і нотаріусів, МОН — освітні документи, МЗС — довідки про несудимість та більшість інших. Справжність уже проставленого апостиля можна безкоштовно перевірити в офіційному онлайн-реєстрі apostille.minjust.gov.ua.

Вартість апостиля відрізняється залежно від типу документа та термінів: від 900 грн за витяг про несудимість до 3000 грн за терміновий апостиль на диплом. Актуальні ціни наведено в розділі «Вартість апостиля» на цій сторінці.

Для отримання апостиля потрібно мати оригінал документа та додаткові документи чи інформацію, залежно від вимог конкретної установи. Оригінал документа не має бути пошкодженим чи заламінованим.

Апостиль не має терміну дії: якщо ви поставили апостиль одного разу, його не потрібно ставити ще раз. Винятком є документи з апостилем, які мають термін дії. Це зазвичай стосується довідки (витягу) про несудимість, яка дійсна за кордоном 3 місяці. Також у рідких випадках закордонні установи вимагають, щоб свідоцтва про народження або одруження були видані не пізніше ніж за рік до моменту подачі — в такому разі потрібно повторно отримати свідоцтво і поставити на нього апостиль.

Апостиль на документах в Україні — це печатка, мокра або електронна, яка ставиться на зворотному боці оригінального документа. Хоча вимоги до оформлення апостиля є уніфікованими для всіх країн, у різних міністерствах України форма апостиля може дещо відрізнятися. Апостиль оформляють у формі квадрата розміром 10х10 см, що містить основні елементи: країну, де було проставлено апостиль, назву документа, печатку, яку підтверджує апостиль, орган, що видає апостиль, дату видачі, підпис відповідальної особи та печатку цього органу.

Апостиль потрібен для легалізації документів для використання за кордоном, наприклад, для освітніх цілей, роботи, відкриття бізнесу тощо.

Апостиль на свідоцтво про народження, одруження, розлучення або будь-який інший документ, виданий органом реєстрації актів цивільного стану, можна поставити у відділі РАЦС або в нотаріуса. Ви також можете звернутися до нас — ми надамо безкоштовну консультацію та допоможемо швидко отримати апостиль, зробити переклад і нотаріальне засвідчення за приємними цінами.