Поширені питання щодо послуг бюро перекладів МоваПро

Апостиль — це спрощена процедура легалізації. Країни, які не приєдналися до Гаазькоі конвенції та не визнають апостиль потребують легалізації через міністерство закордонних справ та консульство або посольство. Це складніша процедура, але ми також можемо допомогти в цьому питанні. Найпопулярніші серед наших клієнтів країни, що не визнають апостиль і вимагають легалізації: Канада, ОАЕ, Катар, Єгипет.

Апостиль на документах є міжнародним підтвердженням їх автентичності та легальності для використання за кордоном.

В 1961 році низка країн підписали Гаазьку конвенцію, в якій домовились про спрощену процедуру документообігу, і про взаємне визнання державних документів за умови, якщо вони містять спеціальний штамп — апостиль. Штамп цей проставляється здебільшого міністерствами освіти, юстиції та закордонних справ всередині країни, де видано документ. Апостиль потрібно ставити на документ, виданий державним органом однієї країни, для використання його в іншій. Якщо документ використовується в межах країни, де він був виданий, апостилювання не потрібне.

Подвійний апостиль — це особливий вид легалізації документів, при якому штамп апостиля проставляється двічі: спочатку на оригіналі документа або його нотаріально засвідченій копії, а потім — на нотаріально засвідченому перекладі документа. Важливо спершу нотаріально засвідчити переклад документу й лише після цього апостилювати.

Подвійний апостиль підтверджує автентичність печатки та підпису нотаріуса, який засвідчив переклад. Зазвичай подвійний апостиль потрібен для документів, що використовуються в таких країнах: Австрія Бельгія Великобританія Данія Нідерланди Італія Норвегія Португалія Франція Швейцарія. Однак цей список не є вичерпним, і варто дізнатися вимоги щодо оформлення документа у відповідному органі країни, в якій буде використовуватися документ.

Апостиль проставляється в одному з міністерств країни, де було видано документ, і він підтверджує справжність самого документа (відповідність печатки та підпису посадової особи органу, що видав документ).

Нотаріальне засвідчення зазвичай підтверджує відповідність копіі документа або кваліфікацію перекладача, який виконав переклад документа.

Апостиль потрібно ставити в країні видачі, а переклад і нотаріальне засвідчення після апостиля можна виконати в будь якій країні.

Апостилізації підлягають такі особисті документи:

• Дипломи, архівні довідки, навчальні програми, атестати.
• Довідки (про несудимість, з місця проживання, про стан здоров’я).
• Документи, видані органами РАЦС (свідоцтва про шлюб, про народження, про розлучення тощо).
• Документи, оформлені в нотаріуса (заяви, довіреності, нотаріальні копії певних документів, афідевіти й інше).

А також наступні документи:

• Свідоцтва про реєстрацію, довіреності, статути й інші документи.

На паспорти, трудові книжки, військові посвідчення, дозволи на носіння зброї, технічні паспорти на автомобіль, посвідчення особи та певні інші документи апостиль поставити не можна, однак в окремих випадках можуть вимагатися апостильовані нотаріальні копії таких документів.

Заламіновані документи, або такі, що містять сліди ламінування, апостилізації не підлягають. Свідоства про народження, одруження, зміну імені або смерть мають бути видані після 2003 року.

Старі або заламіновані документи потрібно отримати повторно і лише після цього апостилювати.

Термін проставлення апостиля залежить від типу документа і може варіюватися від декількох днів до кількох тижнів. Міністерство юстиції України: від 5 до 10 робочих днів. Міністерство закордонних справ України: від 5 до 10 робочих днів або до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації за запитом до установи, яка видала документ. Міністерство освіти України: від 1 до 30 робочих днів, в залежності від зразка документа і терміновості подачі.

Так, у більшості випадків апостиль проставляється на оригіналі документа. Він може виглядати як штамп, поставлений або наклеєний на звороті або підшитий окремим аркушем до оригіналу.

Винятки становлять документи, до яких неможна нічого підшити або проштампували, як-от паспорт чи водійське посвідчення. Також в Україні не можна поставити апостиль на державні документи, видані на території Радянського Союзу. В таких випадках апостилювати можна нотаріальну копію документів, а не оригінали.

Ні. Для апостилізації не потрібно оформлювати довіреність.

Зазвичай апостиль видається на державній мові та після апостилювання весь документ разом з апостилем потрібно перекласти на потрібну мову, а також нотаріально засвідчити.

Процедура апостилювання має свої особливості. Надзвичайно важливо враховувати, що іноземні країни часто не приймають свідоцтва про народження, які були видані за старими стандартами. До таких документів відносяться:

• Свідоцтва, видані до 2003 року.
• Свідоцтва, що були видані в часи СРСР.

Щоб апостилювати ці свідоцтва про народження, необхідно спочатку звернутися до органів РАЦСу для отримання дублікату документа на бланку нового зразка.

Також існують певні нюанси, пов’язані з наявністю відповідного зразка печатки РАЦСу та підпису реєстратора в архіві Міністерства юстиції України, які можуть створювати труднощі під час апостилізації. Так, документи, що були отримані протягом останніх 10 років, зазвичай легко апостилюються без жодних перешкод. Проте старі документи, заламіновані або з додатковими відмітками та штампами, не можуть бути апостилювані. У такому випадку необхідно отримати чистий дублікат на новому бланку, на якому вже можна буде поставити апостиль.

Для Італії, Істанії та Франції можливі два варіанти легалізації документів:

1. Апостилізація документа → нотаріально засвідчений переклад → друге апостилізація.

2. Апостилізація документа → переклад, зроблений акредитованим перекладачем, із консульською печаткою.

На сьогодні в Україні існує декілька офіційних інстанції, які уповноважені проставляти апостиль на документах: Міністерство юстиції України (Мінюст), Міністерство освіти України, Міністерство Закордонних Справ України (МЗС) або Державна податкова служба України. 

Вартість апостилю може відрізнятися в залежності від типу документа та термінів. 

Для отримання апостилю потрібно мати оригінал документа та додаткові документи, чи інформацію, залежно від вимог конкретної установи. Оригінал документа не має бути пошкодженим чи заламінованим.

Апостиль не має терміну дії. Якщо Ви поставили апостиль одного разу, його не потрібно ставити ще раз. Винятком є документи з апостилем, які мають термін дії. Це зазвичай стосується довідки (витягу) про несудимість, яка дійсна за кордоном 3 місяці. Також в рідких випадках закордонні установи вимагають, щоб свідоцтва про народження або одруження були видані не пізніше ніж рік від моменту подачі. В такому разі потрібно повторно отримувати свідоцтво і ставити на нього апостиль. 

Апостиль на документах в Україні представляє собою печатку, мокру або електронну, яка ставиться на зворотному боці оригінального документа. Хоча вимоги до оформлення апостиля є уніфікованими для всіх країн і передбачають створення шаблону апостиля за певним форматом, у різних міністерствах України форма апостиля може дещо відрізнятися. Апостиль оформляють у формі квадрата розміром 10х10 см, що містить основні елементи: країну, де було проставлено апостиль, назву документа, на який він нанесений, печатку, яку підтверджує апостиль, орган, що видає апостиль, дату видачі, підпис відповідальної особи та печатку цього органу.

Апостиль потрібен для легалізації документів для використання за кордоном, наприклад, для освітніх цілей, роботи, відкриття бізнесу тощо.