Термінове нотаріальне засвідчення копій документів у Києві та по Україні

Для завірення копій документів необхідно надати нотаріусу оригінал документа. Копію знімає нотаріус, після чого засвідчує її своїм підписом та печаткою. Нотаріальне засвідчення можливе тільки в тому випадку, якщо нотаріус особисто побачив оригінал документа, перевірив його дійсність, правильність оформлення, наявність усіх необхідних реквізитів, порівняв його з копією або самостійно зробив копію. Також слід мати при собі документ, що підтверджує особу заявника (паспорт).

Ми співпрацюємо з перевіреними нотаріусами біля Золотих Воріт понад десять років, тому в більшості випадків копія готова того самого дня. Якщо разом із копією потрібен переклад із нотаріальним засвідченням, звертайтеся за послугою нотаріального перекладу — обидві дії виконуються за один візит.

Вартість: від 300 грн за документ (залежить від типу засвідчення — прайс-лист нижче) Строк виконання: від 2 годин Консультація: безкоштовно

Нотаріальне засвідчення копій документів в Україні: загальні вимоги

Для отримання нотаріального засвідчення необхідно мати при собі оригінал документа та паспорт. Деякі документи можуть вимагати додаткових підписів або копій підтверджуючих документів.

Щоб нотаріус прийняв документи, вони мають відповідати низці критеріїв:

• чіткий, добре надрукований, читабельний текст, а також відсутність будь-яких пошкоджень, виправлень і закреслень;
• наявність печаток державних органів чи інших інстанцій, які його видали, а також наявність прошивки та нумерації на аркушах, якщо документ багатосторінковий.

Засвідчення вірності копій регулюється статтями 75–78 Закону України «Про нотаріат». Нотаріус зобовʼязаний переконатися, що особа, яка звертається за засвідченням, має право на отримання копії відповідного документа. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене за необхідності витребування додаткових відомостей або направлення документа на експертизу. Не приймаються документи з підчистками, дописками, закресленими словами чи іншими незастереженими виправленнями, а також написані олівцем або чорнилами, що зникають, — це вимога Міністерства юстиції, спрямована на запобігання шахрайству та підробці документів.

Вартість нотаріального засвідчення копій: прайс-лист

Послуга	Ціна	Готовність
Нотаріальне засвідчення копії документа (до 10 сторінок)	300 грн	від 2 годин
Засвідчення підпису перекладача без засвідчення копії	400 грн	від 2 годин
Підпис перекладача + вірність копії документа (до 10 сторінок)	400 грн	від 2 годин
Двомовне засвідчення підпису перекладача (і копії за потреби)	400 грн	від 2 годин

Ціни вказані за один документ. Для документів понад 10 сторінок вартість уточнюємо за 15 хвилин після того, як побачимо скан. Знижки на нотаріальний переклад від 5 сторінок — на сторінці цін.

Нотаріальне засвідчення копії документа — 300 грн

Нотаріально засвідчена копія — це копія оригінального документа, скріплена підписом, печаткою та посвідчувальним написом нотаріуса, що підтверджує відповідність копії оригіналу. Під час засвідчення нотаріус перевіряє оригінал, що має юридичне значення, порівнює його з копією та скріплює її. Також можливе засвідчення вірності копії з копії документа, якщо така копія була засвідчена в нотаріальному порядку або видана юридичною особою, що видала оригінал.

Найчастіше засвідчують копії освітніх документів, трудових книжок, свідоцтв про народження, довіреностей, ліцензій, установчих документів компаній.

Засвідчення підпису перекладача без засвідчення копії — 400 грн

Для надання перекладу офіційного статусу його необхідно засвідчити нотаріально. Нотаріус перевіряє диплом перекладача та засвідчує його підпис на документі. Переклад прикріплюється до оригіналу або копії документа, а на звороті останнього аркуша робиться посвідчувальний напис. Документ скріплюється підписами перекладача й нотаріуса та гербовою печаткою.

Таке засвідчення потрібне для офіційного використання перекладу в Україні: у суді, при оформленні посвідки на проживання, ІПН чи інших документів для іноземців, для укладання договорів купівлі-продажу, довіреностей, заяв. Для подання за кордон вимоги відрізняються залежно від країни та установи, тому їх варто зʼясувати заздалегідь.

Підпис перекладача з одночасним засвідченням копії — 400 грн

У цьому випадку разом із підписом перекладача нотаріус засвідчує і вірність копії документа, тому потрібно предʼявити оригінал. Процедура охоплює дві перевірки: автентичність підпису перекладача та точність копії порівняно з оригіналом.

Цей варіант потрібен, коли переклад підшивається до копії, а приймаюча установа вимагає саме нотаріально засвідченої копії. Наприклад, якщо у вас один примірник довіреності польською мовою на продаж кількох обʼєктів нерухомості, її перекладають українською і засвідчують переклад, прикріпивши до нотаріальної копії: реєстратор забере копію з перекладом до свого архіву, а оригінал залишиться у вас.

Двомовне засвідчення підпису перекладача — 400 грн

Нотаріус засвідчує підпис перекладача та, за потреби, копію документа, а текст засвідчення викладається українською мовою з дублюванням мовою перекладу. Цей варіант ми рекомендуємо, коли переклад подаватиметься за кордон: посвідчувальний напис буде зрозумілим іноземній установі. Формулювання напису встановлене Міністерством юстиції України — текст українською обовʼязковий, дублювання мовою перекладу додається за бажанням клієнта.

Як завірити копію документа у нотаріуса: покроково

1. Підготуйте оригінал і паспорт. Копію з ксерокопії, фото чи скану нотаріус не засвідчить — потрібен саме оригінал. Багатосторінковий документ має бути прошитий і пронумерований.
2. Нотаріус перевіряє оригінал. Дійсність документа, реквізити, печатки, відсутність виправлень. Якщо документ не відповідає вимогам, нотаріус відмовляє в засвідченні — і саме тому ми радимо спершу надіслати нам скан.
3. Копію знімає нотаріус. Принесені з собою копії не використовуються: нотаріус робить копію сам, щоб виключити підміну сторінок.
4. Прошивка, напис, печатка. Сторінки копії зшиваються, на кожній або на останній проставляється відмітка про відповідність оригіналу, а наприкінці — посвідчувальний напис, підпис і печатка нотаріуса.
5. Реєстрація в реєстрі. Нотаріальна дія отримує номер у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій — за ним будь-яка установа може перевірити, що засвідчення справжнє.

У МоваПро вам достатньо принести оригінал в офіс на Ярославовому Валу, 9 або передати його з довіреною особою — до нотаріуса документ віднесе наш менеджер. Замовлення можна оформити онлайн, а готові документи ми відправляємо Новою поштою по всій Україні.

Як виглядає нотаріально засвідчена копія: зразок напису

На копії має бути два елементи. Перший — відмітка про відповідність оригіналу («Згідно з оригіналом»), яку нотаріус проставляє штампом або від руки. Другий — посвідчувальний напис нотаріуса на останній сторінці. Його форму встановлюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені Міністерством юстиції; типове формулювання виглядає так:

Місто Київ, Україна. [Дата словами]. Я, [прізвище, імʼя, по батькові], приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу, засвідчую вірність цієї копії з оригіналу документа; в останньому підчисток, дописок, закреслених слів, незастережених виправлень або інших особливостей не виявлено. Зареєстровано в реєстрі за № ___. Стягнуто плати: ___. Приватний нотаріус — підпис, печатка.

Якщо копія багатосторінкова, аркуші прошивають ниткою, пронумеровують, а кінці нитки на звороті останнього аркуша заклеюють паперовою наліпкою з відбитком печатки нотаріуса й зазначенням кількості аркушів. Саме за цими ознаками установа відрізняє нотаріальну копію від звичайної ксерокопії.

Засвідчена копія паспорта має свої особливості: нотаріус знімає копію всіх заповнених сторінок (для ID-картки — обох боків і витягу з реєстру за потреби), а власник паспорта зазвичай має бути присутній, бо нотаріус перевіряє дійсність саме його документа.

«Копія вірна» чи «Згідно з оригіналом»: коли можна обійтися без нотаріуса

Не кожну копію треба нести до нотаріуса. Підприємство, установа чи організація має право сама засвідчити копію документа, який вона видала або оригінал якого зберігається в неї, — наприклад, роботодавець засвідчує копію наказу чи трудової книжки для працівника. Порядок такого засвідчення визначає ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», чинний з 1 вересня 2021 року. Відмітка про засвідчення складається з:

• слів «Згідно з оригіналом» (формулювання «Копія вірна» — застаріле, але його досі приймає більшість установ);
• назви посади особи, яка засвідчує копію;
• особистого підпису, ініціалів та прізвища;
• дати засвідчення;
• відбитка печатки організації, якщо вона її використовує.

Таке засвідчення не замінює нотаріального, коли установа прямо вимагає «нотаріально засвідчену копію»: для паспортів, свідоцтв РАЦС, дипломів, установчих документів, документів для банків, посольств чи закордонних органів потрібен саме нотаріус.

Хто має право засвідчувати копії документів

Стаття 75 Закону України «Про нотаріат» відносить засвідчення вірності копій документів і виписок із них до нотаріальних дій. Вчиняти їх мають право:

• приватні та державні нотаріуси — для будь-яких документів, що мають юридичне значення й не суперечать закону;
• уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування — у населених пунктах, де немає нотаріусів;
• консульські установи України за кордоном — для громадян, які перебувають в іншій країні;
• організації — лише щодо документів, які вони самі видали або оригінали яких у них зберігаються (див. попередній розділ).

Нотаріус не засвідчує копії документів, які суперечать закону або за змістом порочать честь і гідність людини, а також документів, у яких є незастережені виправлення. Якщо треба підтвердити лише частину документа, нотаріус засвідчує виписку — потрібний фрагмент у первісному вигляді.

Копії документів для суду

Процесуальні кодекси, чинні з кінця 2017 року, встановлюють єдине правило: документи подаються до суду в оригіналі або у вигляді належно засвідчених копій (стаття 95 Цивільного процесуального кодексу, стаття 94 Кодексу адміністративного судочинства, стаття 91 Господарського процесуального кодексу; схожі норми діють і в кримінальному процесі). Учасник справи, який подає копію, зазначає, що оригінал зберігається в нього або в іншої особи, і засвідчує копію власним підписом із датою. Суд має право витребувати оригінал, якщо копія викликає сумнів або цього вимагає інша сторона.

Отже, для власних документів у суді достатньо самостійного засвідчення за правилами ДСТУ. Нотаріальна копія потрібна, коли оригінал не можна віддати (паспорт, диплом, правовстановлюючі документи) або коли документ подається в кілька справ одночасно.

Які документи можна засвідчити в нотаріуса, а які — ні

Нотаріус засвідчує копії документів для особистих, освітніх, юридичних та комерційних цілей:

• особисті та сімейні: паспорти, дипломи й атестати, трудові книжки, свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу та смерть;
• юридичні: договори купівлі-продажу та оренди, довіреності, ліцензії й сертифікати, статути та засновницькі договори, протоколи;
• державні та військові: військові квитки, рішення судів, довідки про несудимість, пенсійні посвідчення;
• ідентифікаційні та реєстраційні: водійські посвідчення, реєстраційні документи на транспортні засоби;
• комерційні та фінансові: фінансові звіти, аудиторські висновки, банківські гарантії й акредитиви;
• медичні та освітні: медичні висновки, академічні довідки, наукові роботи.

Не підлягають засвідченню копії документів, написаних олівцем, з підчистками чи незастереженими виправленнями, документів без підписів і печаток, які там мають бути, а також копії, зроблені з незасвідчених копій. Іноземні документи нотаріус засвідчує лише після легалізації або апостиля — зазвичай разом із нотаріальним перекладом.

Скільки діє нотаріально засвідчена копія і яку силу вона має

Після засвідчення копія має ту саму юридичну силу, що й оригінал, і може використовуватися для тих самих цілей. Строку дії в неї немає — вона чинна стільки, скільки чинний сам оригінал. Виняток становлять документи з обмеженим строком (довідка про несудимість, медичні довідки): копія «старіє» разом із ними. Можна засвідчити кілька копій за один візит і використовувати їх у різний час — це дешевше й швидше, ніж повертатися до нотаріуса щоразу.

Як замовити нотаріальне засвідчення копій у МоваПро

Наш офіс — у центрі Києва, вул. Ярославів Вал, 9, поверх 4, офіс 405, за дві хвилини від станції метро «Золоті Ворота». Принесіть оригінал у робочий час або надішліть скан заздалегідь — ми перевіримо, чи прийме документ нотаріус, і назвемо точну вартість за 15 хвилин. Клієнтам з інших міст готові документи відправляємо Новою поштою; зверніть увагу, що для засвідчення копії оригінал усе одно має потрапити до нотаріуса — його можна передати з довіреною особою.

Разом із засвідченням копій ми виконуємо нотаріальний переклад, проставлення апостиля та переклад особистих документів — усе в одному офісі, без окремих візитів до нотаріуса та міністерств.