Перевод иностранного паспорта для нотариальных действий в Украине

Иностранец приходит к украинскому нотариусу — купить квартиру, оформить согласие на выезд ребёнка, зарегистрировать ООО, вступить в наследство — и слышит: «Сначала перевод паспорта». Дальше возникают одни и те же три вопроса: сколько страниц переводить, какое именно заверение нужно и подойдёт ли перевод, сделанный дома, в Турции или Германии. Разберём по порядку.

Почему нотариус вообще требует перевод

Две нормы, из которых следует всё остальное.

Во-первых, язык нотариального делопроизводства — государственный. Нотариус ведёт дело на украинском, поэтому документ на иностранном языке он не может положить в основу нотариального действия без перевода. Если же сам человек не владеет украинским, тексты документов должны быть ему переведены — это требование Закона Украины «О нотариате».

Во-вторых, нотариус обязан установить личность обратившегося по паспортному документу. Для гражданина Украины это паспорт или ID-карта; для иностранца — национальный паспортный документ, вид на жительство или иной документ, определённый законом. Чтобы прочитать этот документ и сослаться на него в тексте сделки, нотариусу нужен перевод на украинский.

Отсюда главное недоразумение клиентов: перевод нужен не «для галочки», а потому что из него нотариус переписывает ваши данные в документ, который вы подпишете. Ошибка в переводе становится ошибкой в договоре.

Сколько страниц переводить

Порядок совершения нотариальных действий формулирует требование жёстко: перевод делается со всего текста документа. Для паспорта это все страницы, на которых есть записи, а не одна страница с фотографией:

• идентификационная страница (имя, дата и место рождения, номер, срок действия, орган выдачи);
• страницы с продлением срока действия, если оно есть;
• отметки о месте жительства, семейном положении, детях — в паспортах ряда стран они есть;
• визы, разрешения на проживание, штампы о пересечении границы — когда нотариусу нужно видеть законность пребывания в Украине.

На практике нотариусы расходятся: одному достаточно идентификационных страниц, другому нужен весь паспорт. Поскольку от этого прямо зависит цена, вопрос нотариусу перед заказом экономит реальные деньги. Наш совет: присылайте сканы всех страниц с любыми записями, а объём перевода согласуем после того, как вы уточните требование.

Как оформляют перевод: две законные формы

Форма	Как выглядит	Когда применяют
Перевод рядом с оригиналом	Страница делится вертикальной чертой: слева текст документа, справа перевод	Когда перевод делается одновременно с другим нотариальным действием
Перевод на отдельном листе	Лист с переводом прикрепляется к документу или его копии, прошнуровывается и скрепляется подписью и печатью нотариуса	Стандартный вариант для иностранного паспорта

Второй вариант — то, что вы получите в 9 случаях из 10: подшитый, прошнурованный, скреплённый документ, который дальше подаётся вместе с паспортом.

Два нотариальных действия, которые путают

• Засвидетельствование верности перевода. Нотариус заверяет сам текст перевода — но только если владеет соответствующим иностранным языком. Нотариусов с такой квалификацией немного, а языков в работе много.
• Заверение подлинности подписи переводчика. Основной рабочий вариант: переводчик выполняет перевод и подписывает его в присутствии нотариуса, нотариус проверяет документ о квалификации переводчика и заверяет подлинность подписи.

Оба результата учреждения называют «нотариальным переводом». Если в требовании написано именно так — вам нужен второй вариант, и это то, что мы оформляем ежедневно. Детали процедуры — на странице нотариального перевода.

Где ещё просят перевод иностранного паспорта

Нотариус — не единственное учреждение. Тот же перевод обычно понадобится и здесь:

Куда	Зачем
ДРАЦС (ЗАГС)	Регистрация брака с гражданином Украины, регистрация рождения ребёнка
Государственный регистратор	Регистрация ООО или ФЛП с участием иностранца, изменения в составе учредителей
Налоговая служба	Получение РНУКПН (идентификационного номера) — без него нотариус не проведёт большинство сделок
ГМС	Оформление вида на временное или постоянное жительство
Банки	Открытие счёта, идентификация клиента по правилам финмониторинга
Суды и исполнительная служба	Участие в деле, подтверждение личности стороны

Порядок и перечень документов в каждом ведомстве свой и меняется — уточняйте актуальные требования непосредственно в учреждении. Неизменно только языковое требование: документ на иностранном языке подаётся с переводом на украинский.

Имя в переводе: то, из-за чего возвращают пакеты

Паспорт иностранца написан латиницей (либо арабским или иным письмом), а украинский документ будет кириллицей. Момент, когда латиница становится кириллицей, — это и есть момент, когда возникают расхождения.

Три правила, которых мы держимся:

1. Одно написание на весь пакет. Если в предыдущих украинских документах — договоре, виде на жительство, свидетельстве — имя уже записано определённым образом, перевод должен его повторить, даже если сегодня транслитерировали бы иначе. Расхождение в одной букве превращает вас для реестра в другого человека.
2. Источник — машиночитаемая зона. Написание берём из паспорта, а не со слов или визитки.
3. Порядок имён сохраняется. Во многих странах структура имени иная, чем украинская «фамилия — имя — отчество»: двойные фамилии, отчества-патронимы, частицы. Переводчик не «нормализует» их под привычку.

Что делать, если расхождение уже возникло, мы разобрали в материале о разном написании фамилии в документах.

Особые случаи

Паспорт не на латинице. Арабское, грузинское, армянское, китайское письмо — имя в переводе передаётся по звучанию, и именно здесь возникает больше всего вариантов. Ориентир один: машиночитаемая зона паспорта, где имя уже записано латиницей самой страной выдачи. Её мы и берём за основу транскрипции на украинский, а не «как принято».

ID-карта вместо книжки. Граждане ряда стран ЕС въезжают по ID-карте. Для нотариального действия в Украине этого документа обычно мало: нотариусу нужен паспортный документ, по которому человек пересёк границу и законно находится в стране. Перевести ID-карту мы можем, но вопрос её достаточности — к нотариусу, и задать его нужно до визита.

Вид на жительство в Украине. Если у вас уже есть вид на временное или постоянное жительство, он выдан на украинском и перевода не требует. Но нотариус всё равно может попросить национальный паспорт — вид на жительство подтверждает статус, а не гражданство и данные о рождении.

Документы беженца и лица без гражданства. У них свои правила, и они не всегда заменяют паспорт в нотариальном действии. Здесь ответ даёт исключительно нотариус, который будет вести ваше дело.

Ограничения, о которых лучше знать заранее

• Документы, выданные на территории РФ и Беларуси, мы не заверяем. Это наша позиция, а не техническое ограничение; нотариально такие переводы мы не оформляем.
• Перевод, сделанный за границей, украинскому нотариусу обычно не подходит. Присяжный переводчик Германии или Польши — авторитет для своей страны; украинскому нотариусу нужен перевод, подпись под которым он может заверить сам. Зеркальное правило действует и в обратную сторону — об этом в гиде «Иностранная доверенность для действий в Украине».
• Практика по нотариальной копии паспорта различается. Одни нотариусы заверяют копию паспортного документа, другие отказывают. Это вопрос не к переводчику — выясните его у своего нотариуса до того, как планировать день.
• Срок действия. Перевод «живёт» ровно столько, сколько конкретный экземпляр паспорта. Заменили документ — переводим заново.

Сколько стоит и сколько длится

Стоимость складывается из двух частей: перевод по количеству страниц (от 300 грн за страницу с английского, от 450 грн с немецкого, от 430 грн с польского — полный перечень на странице цен) плюс нотариальное заверение 400 грн за документ. Типичный иностранный паспорт с идентификационными страницами — одна переводческая страница; паспорт с визами и отметками — две-три.

Срок — один рабочий день. Если нотариальное действие назначено на сегодня, напишите об этом сразу: срочные заказы мы берём в работу вне очереди по договорённости.

Чек-лист перед заказом

1. Спросите нотариуса, какие страницы паспорта ему нужны.
2. Сделайте сканы этих страниц — ровно, без бликов, с читаемой машиночитаемой зоной.
3. Проверьте, есть ли у вас украинские документы, где ваше имя уже записано кириллицей, и пришлите их вместе со сканом паспорта.
4. Уточните, нужен ли вам РНУКПН — его оформление тоже требует перевода и делается заранее.
5. Назовите дату нотариального действия: от неё считаем срок.

Пришлите сканы — посчитаем за 15 минут и скажем, сколько страниц реально придётся переводить. Если вы переводите паспорт для собственного украинского пакета документов, вам может пригодиться страница услуги нотариального перевода паспорта.