Переклад іноземного паспорта для нотаріальних дій в Україні

Іноземець приходить до українського нотаріуса — купити квартиру, оформити згоду на виїзд дитини, зареєструвати ТОВ, вступити в спадщину — і чує: «Спершу переклад паспорта». Далі виникають ті самі три питання: скільки сторінок перекладати, яке саме засвідчення потрібне і чи згодиться переклад, зроблений удома, в Туреччині чи Німеччині. Розберімо по порядку.

Чому нотаріус узагалі вимагає переклад

Дві норми, з яких випливає все інше.

По-перше, мова нотаріального діловодства — державна. Нотаріус веде справу українською, тож документ, складений іноземною мовою, він не може покласти в основу нотаріальної дії без перекладу. Якщо ж сама особа не володіє українською, тексти документів мають бути перекладені їй — це вимога Закону України «Про нотаріат».

По-друге, нотаріус зобовʼязаний встановити особу того, хто звертається, за паспортним документом. Для громадянина України це паспорт чи ID-картка; для іноземця — національний паспортний документ, посвідка на проживання чи інший документ, визначений законом. Щоб прочитати цей документ і послатися на нього в тексті правочину, нотаріусу потрібен переклад українською.

Звідси головне непорозуміння клієнтів: переклад потрібен не «для галочки», а тому, що з нього нотаріус переписує ваші дані в документ, який ви підпишете. Помилка в перекладі стає помилкою в договорі.

Скільки сторінок перекладати

Порядок вчинення нотаріальних дій формулює вимогу жорстко: переклад має бути зроблений з усього тексту документа. Для паспорта це означає всі сторінки, на яких є записи, а не одну сторінку з фотографією:

• ідентифікаційна сторінка (імʼя, дата й місце народження, номер, строк дії, орган видачі);
• сторінки з продовженням строку дії, якщо воно є;
• відмітки про місце проживання, сімейний стан, дітей — у паспортах низки країн вони є;
• візи, дозволи на проживання, штампи про перетин кордону — коли нотаріусу потрібно бачити законність перебування в Україні.

На практиці нотаріуси розходяться: одному достатньо ідентифікаційних сторінок, іншому потрібен весь паспорт. Оскільки від цього прямо залежить ціна, питання нотаріусу перед замовленням економить реальні гроші. Наша порада: надсилайте скани всіх сторінок із будь-якими записами, а обсяг перекладу узгодимо після того, як ви уточните вимогу.

Як оформлюють переклад: дві законні форми

Форма	Як виглядає	Коли застосовують
Переклад поруч з оригіналом	Сторінка ділиться вертикальною рискою: ліворуч текст документа, праворуч переклад	Коли переклад робиться одночасно з іншою нотаріальною дією
Переклад на окремому аркуші	Аркуш із перекладом прикріплюється до документа чи його копії, прошнуровується і скріплюється підписом та печаткою нотаріуса	Стандартний варіант для іноземного паспорта

Другий варіант — те, що ви отримаєте в 9 випадках із 10: підшитий, прошнурований, скріплений документ, який далі подається разом із паспортом.

Дві нотаріальні дії, які плутають

• Засвідчення вірності перекладу. Нотаріус засвідчує сам текст перекладу — але тільки якщо він володіє відповідною іноземною мовою. Нотаріусів із такою кваліфікацією небагато, а мов у роботі багато.
• Засвідчення справжності підпису перекладача. Основний робочий варіант: перекладач виконує переклад і підписує його в присутності нотаріуса, нотаріус перевіряє документ про кваліфікацію перекладача й засвідчує справжність підпису.

Обидва результати установи називають «нотаріальним перекладом». Якщо у вимозі написано саме так — вам потрібен другий варіант, і це те, що ми оформлюємо щодня. Деталі процедури — на сторінці нотаріального перекладу.

Де ще просять переклад іноземного паспорта

Нотаріус — не єдина установа. Той самий переклад зазвичай знадобиться і тут:

Куди	Навіщо
ДРАЦС	Реєстрація шлюбу з громадянином України, реєстрація народження дитини
Державний реєстратор	Реєстрація ТОВ або ФОП за участю іноземця, зміни у складі засновників
Податкова служба	Отримання РНОКПП (ідентифікаційного номера) — без нього нотаріус не проведе більшість правочинів
ДМС	Оформлення посвідки на тимчасове чи постійне проживання
Банки	Відкриття рахунку, ідентифікація клієнта за правилами фінмоніторингу
Суди й виконавча служба	Участь у справі, підтвердження особи сторони

Порядок і перелік документів у кожному відомстві свій і змінюється — уточнюйте актуальні вимоги безпосередньо в установі. Стала лише мовна вимога: документ іноземною мовою подається з перекладом українською.

Імʼя в перекладі: те, через що повертають пакети

Паспорт іноземця написаний латиницею (або арабським чи іншим письмом), а український документ буде кирилицею. Момент, коли латиниця стає кирилицею, — це і є момент, коли виникають розбіжності.

Три правила, яких ми тримаємося:

1. Одне написання на весь пакет. Якщо в попередніх українських документах — договорі, посвідці, свідоцтві — імʼя вже записане певним чином, переклад має його повторити, навіть якщо сьогодні транслітерували б інакше. Розбіжність в одній літері перетворює вас для реєстру на іншу особу.
2. Джерело — машинозчитувана зона. Написання беремо з паспорта, а не зі слів чи візитівки.
3. Порядок імен зберігається. У багатьох країнах структура імені інша, ніж українська «прізвище — імʼя — по батькові»: подвійні прізвища, батьківські імена, частки. Перекладач не «нормалізує» їх під українську звичку.

Що робити, якщо розбіжність уже виникла, ми розібрали в матеріалі про різне написання прізвища в документах.

Особливі випадки

Паспорт не латиницею. Арабське, грузинське, вірменське, китайське письмо — імʼя в перекладі передається за звучанням, і саме тут виникає найбільше варіантів. Орієнтир один: машинозчитувана зона паспорта, де імʼя вже записане латиницею самою країною видачі. Її ми і беремо за основу транскрипції українською, а не «як прийнято».

ID-картка замість книжечки. Громадяни низки країн ЄС вʼїжджають за ID-карткою. Для нотаріальної дії в Україні цього документа зазвичай замало: нотаріусу потрібен паспортний документ, за яким особа перетнула кордон і законно перебуває в країні. Перекласти ID-картку ми можемо, але питання її достатності — до нотаріуса, і поставити його треба до візиту.

Посвідка на проживання в Україні. Якщо ви вже маєте посвідку на тимчасове чи постійне проживання, вона видана українською і перекладу не потребує. Але нотаріус усе одно може попросити національний паспорт — посвідка підтверджує статус, а не громадянство й дані про народження.

Документи біженця й особи без громадянства. Ці документи мають власні правила і не завжди замінюють паспорт у нотаріальній дії. Тут відповідь дає виключно нотаріус, який вестиме вашу справу.

Обмеження, про які краще знати заздалегідь

• Документи, видані на території РФ і Білорусі, ми не засвідчуємо. Це наша позиція, а не технічне обмеження; переклад таких документів ми не оформлюємо нотаріально.
• Переклад, зроблений за кордоном, українському нотаріусу зазвичай не підходить. Присяжний перекладач Німеччини чи Польщі — авторитет для своєї країни; українському нотаріусу потрібен переклад, підпис під яким він може засвідчити сам. Дзеркальне правило діє й у зворотний бік — про це в гіді «Іноземна довіреність для дій в Україні».
• Практика щодо нотаріальної копії паспорта різниться. Одні нотаріуси засвідчують копію паспортного документа, інші відмовляють. Це питання не до перекладача — зʼясуйте його у свого нотаріуса до того, як плануватимете день.
• Строк дії. Переклад «живе» рівно стільки, скільки конкретний примірник паспорта. Замінили документ — перекладаємо наново.

Скільки коштує і скільки триває

Вартість складається з двох частин: переклад за кількістю сторінок (від 300 грн за сторінку з англійської, від 450 грн з німецької, від 430 грн з польської — повний перелік на сторінці цін) плюс нотаріальне засвідчення 400 грн за документ. Типовий іноземний паспорт з ідентифікаційними сторінками — одна перекладацька сторінка; паспорт із візами й відмітками — дві-три.

Строк — один робочий день. Якщо нотаріальна дія призначена на сьогодні, напишіть про це одразу: термінові замовлення ми беремо в роботу поза чергою за домовленістю.

Чек-лист перед замовленням

1. Запитайте нотаріуса, які сторінки паспорта йому потрібні.
2. Зробіть скани цих сторінок — рівно, без відблисків, з читабельною машинозчитуваною зоною.
3. Перевірте, чи є у вас українські документи, де ваше імʼя вже записане кирилицею, і надішліть їх разом зі сканом паспорта.
4. Уточніть, чи потрібен вам РНОКПП — його оформлення теж потребує перекладу і робиться заздалегідь.
5. Скажіть дату нотаріальної дії: від неї рахуємо строк.

Надішліть скани — прорахуємо за 15 хвилин і скажемо, скільки сторінок реально доведеться перекладати. Якщо ви перекладаєте паспорт для власного українського пакета документів, вам може стати в пригоді сторінка послуги нотаріального перекладу паспорта.