Апостиль Мінʼюсту на документи РАЦС: процедура з 2026 року

Коротка відповідь: Міністерство юстиції апостилює документи РАЦС, нотаріальні, судові й архівні документи — але подавати їх у міністерство не потрібно. З 1 лютого 2026 року діє новий порядок: заява подається у відділі ДРАЦС або в нотаріуса, реєструється в Електронному реєстрі апостилів, і рішення ухвалюється протягом трьох робочих днів. Нижче — що це означає на практиці, коли строк зупиняють і чому відмова коштує грошей.

Які документи апостилює Мінʼюст

Повноваження розподілені за тим, хто видав документ (постанова КМУ № 61 від 18.01.2003 з наступними змінами). До Мінʼюсту належать:

Група документів	Приклади
Документи органів державної реєстрації актів цивільного стану	свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені; витяги з Державного реєстру актів цивільного стану
Нотаріальні документи	довіреності, заяви, згоди на виїзд дитини, нотаріальні копії, договори
Судові документи	рішення, ухвали, судові накази, довідки суду
Документи державних архівних установ	архівні довідки, копії й витяги
Документи органів виконання покарань і пробації	довідки про відбування покарання тощо

За межами цього переліку маршрут інший: дипломи, атестати й додатки — апостиль МОН, медичні довідки, документи Пенсійного фонду та більшість інших довідок — апостиль МЗС, витяг про несудимість — МВС (з 2023 року, детально — у гіді апостиль на довідку про несудимість). Якщо не впевнені, скористайтеся визначником маршруту апостиля.

Що змінилося з 1 лютого 2026 року

Порядок, що діяв з 2015 року, втратив чинність — його замінив новий порядок Мінʼюсту, який набрав чинності 1 лютого 2026 року. Для заявника важливі чотири речі:

1. Точка входу — поруч. Заяву подають особистим зверненням до відділу ДРАЦС або до нотаріуса; документи державних архівів — до Державної архівної служби. Передбачено й подання заяви в електронній формі. Їхати до Києва й стояти в черзі «в міністерстві» не потрібно.
2. Усе через Електронний реєстр апостилів. Апостиль проставляється з використанням програмних засобів реєстру, а відомості до нього вносять Мінʼюст, його територіальні органи, Державна архівна служба і суди.
3. Строк рішення — 3 робочі дні з дня реєстрації заяви в реєстрі, з можливістю зупинення до одного місяця, якщо потрібні зразки підписів або додаткова перевірка.
4. Перевірка — у реєстрі або за QR-кодом. Закордонна установа може переконатися в справжності апостиля самостійно.

Рахувати три робочі дні як «термін готовності» — найпоширеніша помилка цього року. Це строк ухвалення рішення, а не строк, за який документ опиниться у вас на руках: подання, передача, повернення і можливе зупинення додають свій час. Ми тримаємо в прайсі 5–7 робочих днів на апостиль свідоцтва саме тому, що це реальний цикл під ключ, а не нормативний мінімум.

Плата і найнеприємніша деталь

Розмір плати привʼязаний до прожиткового мінімуму, встановленого законом про держбюджет, тому він змінюється щороку: для 2026 року її вказують як 670 грн за документ для фізичних осіб і 1160 грн для юридичних (прожитковий мінімум — 3328 грн). Ставку перед оплатою варто перевірити там, де ви подаєте заяву.

Деталь, якої майже немає в комерційних описах: у разі відмови в проставленні апостиля плата не повертається. Це перетворює перевірку документа «на око» з формальності на економію. Перед оплатою подивіться на бланк критично — про те, що саме блокує апостиль, нижче.

Через що відмовляють

• Ламінування. Мінʼюст окремо розʼяснював, що заламіноване свідоцтво залишається чинним документом, але апостиль на нього проставити неможливо: нічого підшити, ні на чому поставити штамп.
• Сторонні позначки й дописи — штамп про групу крові, відмітки, виправлення від руки.
• Бланк іншої держави. Документи установ колишніх союзних республік в Україні не апостилюють.
• Копія замість оригіналу. Апостиль ставиться на оригінал документа або на витяг з реєстру; звичайна копія не підходить. Виняток — саме нотаріальна копія: вона є нотаріальним документом і апостилюється як така, але це інша річ, ніж апостиль на оригіналі, і приймаюча установа має сказати, що саме їй потрібно.

Рішення у всіх випадках одне й те саме: замовити витяг з Державного реєстру актів цивільного стану і апостилювати його. Для свідоцтв про народження ми розібрали цей шлях детально — апостиль на свідоцтво про народження.

Нотаріальні документи: окремий сюжет

З довіреностями й згодами логіка зворотна до «документної»: апостилюється не зміст, а нотаріальна дія. Тому порядок такий: нотаріус оформлює документ → апостиль Мінʼюсту на нотаріальний документ → переклад. І тут є практичне питання, яке варто закрити до нотаріуса: якою мовою складати сам документ. Частина країн приймає двомовний нотаріальний документ (українською і мовою країни призначення) — тоді переклад після апостиля стосується лише тексту апостиля. Частина установ хоче переклад усього пакета, зроблений у країні призначення. Відповідь дає приймаюча сторона, а не нотаріус, і від неї залежить і ціна, і строк. Про доручення з-за кордону й з України ми написали окремо: довіреність з України за кордон.

Якщо ви вже за кордоном

Апостиль — фізичний штамп, який ставить український орган на українському документі, тому документ має бути в Україні. Самостійно «подати з Берліна» не вийде, але є три робочі варіанти:

• представник за довіреністю. Довіреність оформлюють у консульстві України або в місцевого нотаріуса з подальшим засвідченням (у країнах Гаазької конвенції — апостилем країни перебування). Представник отримує витяг з ДРАЦС, подає заяву й забирає готовий документ.
• через консульство. Закордонна дипломатична установа може прийняти документи й переслати їх до компетентного органу в Україні — сам апостиль усе одно проставляє український орган. Строки тут найдовші, тому питайте конкретну установу.
• курʼєром до бюро. Якщо оригінал у вас на руках, його надсилають в Україну, ми подаємо на апостиль, робимо переклад і повертаємо пакет електронно або поштою.

Якщо документа немає взагалі, починати потрібно не з апостиля, а з витягу з реєстру — і це теж робиться дистанційно, через представника.

Подвійний апостиль: коли одного штампа мало

Окремий сценарій, про який варто знати заздалегідь: частина країн (зокрема Італія, Іспанія, Франція) вимагає, щоб апостиль стояв не лише на документі, а й на перекладі, засвідченому українським нотаріусом. Тоді порядок стає довшим: апостиль на оригінал → переклад → нотаріальне засвідчення перекладу → другий апостиль Мінʼюсту вже на нотаріальному документі. Це дві окремі процедури, дві оплати і подвійний строк. Чи потрібен подвійний апостиль саме вам, вирішує приймаюча установа; маршрути за країнами ми звели на сторінці легалізація документів та апостиль.

Переклад: тільки після апостиля

Апостиль — це додатковий текст на документі, і він теж перекладається. Якщо перекласти свідоцтво до проставлення апостиля, переклад доведеться робити вдруге. Документ з апостилем містить більше тексту, тому за нашим прайсом рахується як 1,5 перекладацької сторінки: переклад свідоцтва з апостилем англійською — 450 грн, тоді як без апостиля — 300 грн (див. ціни).

Засвідчення перекладу — під вимогу установи: печатка бюро (100 грн), нотаріальне засвідчення (400 грн), certified translation для США, Канади й Британії (200 грн) або присяжний переклад у країні призначення. Різницю між цими варіантами ми розклали на сторінці нотаріальний переклад.

Коли апостиль Мінʼюсту не потрібен

• Країна поза Гаазькою конвенцією (ОАЕ, Катар, Кувейт, Єгипет) — там потрібна консульська легалізація, і Мінʼюст у ній теж бере участь, але як одна з ланок, а не фінал.
• Є договір про правову допомогу (зокрема Польща, Чехія) — формально легалізація не потрібна, але на практиці установа може все одно просити штамп. Отримайте вимогу письмово до оплати.
• Документи для USCIS у США — там потрібен повний переклад із заявою перекладача, без нотаріуса й без апостиля; апостиль у такому пакеті — зайві витрати.

Якщо потрібна допомога

Ми робимо весь цикл: отримання витягу з ДРАЦС, якщо бланк не придатний, подання на апостиль, переклад разом із текстом апостиля і засвідчення під вимогу установи. Апостиль на свідоцтва РАЦС, нотаріальні та судові документи — 2300 грн за документ, 5–7 робочих днів, державне мито вже входить у суму. Працюємо дистанційно, нотаріус приймає в нашому офісі на Ярославовому Валу — прорахунок за 15 хвилин.

Якщо потрібен готовий пакет саме з документами РАЦС або судовими, подивіться нотаріальний переклад витягу з РАЦС, нотаріальний переклад судового рішення і загальну сторінку легалізація документів та апостиль.