Пенсионные документы за границей: ОК-5, ОК-7, стаж и переводы

Прежде чем платить за перевод справки ОК-5, проверьте одну вещь: есть ли у страны, где вы оформляете пенсию, соглашение о социальном обеспечении с Украиной. Если есть — ваш перевод, скорее всего, не нужен вовсе, потому что учреждения обмениваются двуязычными формулярами напрямую. Если нет — пакет вы собираете сами, и тогда перевод нужен весь, от выписки из реестра до трудовой книжки. Это разделение определяет и перечень документов, и сумму, и сроки, а в русскоязычных инструкциях оно почти не встречается.

ОК-5 и ОК-7: что это за справки

Обе формируются из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Справка	Период	Для чего её просят
ОК-5	с 2000 года	заработная плата, места работы, уплаченные взносы — основа для назначения и перерасчёта пенсии
ОК-7	с 2011 года	страховой стаж: больничные, помощь по безработице, подтверждение периодов

Получить их можно в личном кабинете на вебпортале электронных услуг ПФУ, в приложении «Дія» или «Пенсійний фонд», а также лично в любом сервисном центре ПФУ с паспортом и документом о налоговом номере. Справки содержат персональные данные, поэтому получает их само застрахованное лицо, его законный представитель или представитель с надлежаще оформленными полномочиями — родственник «на словах» справку не получит.

Самое важное ограничение, о котором узнают слишком поздно: реестр начинается с 2000 года. Советский и ранний постсоюзный стаж в ОК-5 не отображается вообще — его подтверждают трудовой книжкой, справками предприятий и архивными справками. Именно эта часть пакета дольше всего собирается и дороже всего переводится.

Главное разветвление: есть соглашение или нет

ПФУ ведёт перечень действующих двусторонних соглашений в сфере социального обеспечения. В него, в частности, входят Польша (соглашение от 18.05.2012, применяется с 01.01.2014), Чехия, Словакия, Эстония (соглашение от 05.10.2010), Латвия, Литва, Болгария, Испания, Португалия. С Германией действующего соглашения нет. Перечень меняется, поэтому перед подачей сверяйтесь со страницей ПФУ о международном сотрудничестве.

Что даёт соглашение: при определении права на пенсию учитывается стаж, приобретённый в обеих странах. Чего оно не даёт: объединённой пенсии. Каждое государство считает и платит выплату только за тот стаж, который человек приобрёл на его территории, — ZUS прямо подчёркивает, что польская система не финансирует пенсию за украинский период работы, и наоборот.

Если соглашение есть: документы идут не через вас

Это самая ценная практическая деталь всей темы. По соглашению заявление на польскую пенсию можно подать через территориальный орган ПФУ по месту жительства в Украине — ехать в Польшу не нужно; можно и обратиться напрямую в ZUS или KRUS. Польский стаж для украинского дела подтверждает формуляр PL-UA 6, который оформляет ZUS, а не вы.

Отсюда вывод: когда дело движется официальным каналом между учреждениями, двуязычные формуляры заменяют перевод. Люди всё равно заказывают нотариальный перевод ОК-5 «на всякий случай» — и это деньги, выброшенные на ветер.

Поэтому порядок действий такой:

1. Спросите у учреждения, принимающего заявление (ПФУ или зарубежного), какой именно перечень документов оно хочет от вас лично.
2. Отдельно спросите, нужен ли перевод и в какой форме: официальный формуляр, заверенный перевод или просто копия.
3. Заказывайте перевод только после этих двух ответов.

Если соглашения нет: пакет собираете сами

Классический случай — Германия. Механизма обмена формулярами нет, поэтому Deutsche Rentenversicherung работает с тем, что вы подадите. На практике это означает:

• выписка из реестра застрахованных лиц (ОК-5) в бумажной форме;
• документы о стаже до 2000 года: трудовая книжка, справки с предприятий и из архивов;
• при необходимости — апостиль, и почти всегда заверенный перевод на немецкий;
• согласованное написание фамилии с тем, что фигурирует в немецких документах.

То же касается стран, где соглашения нет, а пенсионное учреждение просто требует документы «с переводом». Перевод на немецкий, чешский, словацкий — от 450 грн за страницу, на польский — от 430 грн, на английский — от 300 грн; нотариальное заверение — 400 грн за документ. Актуальные суммы всегда на странице цены.

Отдельно: в Польше и Чехии учреждения часто хотят присяжный перевод местного реестра — украинский нотариальный перевод там не всегда его заменяет. Как это работает для Польши, разобрано в гиде присяжный перевод для Польши: когда нужен.

Что ещё просят, кроме ОК-5

• Трудовая книжка. Переводится полностью, со всеми записями и печатями. Советские записи часто на русском — переводчик должен передать их так, чтобы названия предприятий и должностей читались однозначно.
• Архивные справки. Для ликвидированных предприятий стаж подтверждают архивы. Справка может содержать выписки из приказов — это отдельные страницы и отдельная стоимость.
• Справка о том, что пенсия в Украине не назначена, или о её размере. Часто нужна, чтобы иностранное учреждение не зачло выплату дважды; выдаёт территориальный орган ПФУ.
• Свидетельства о рождении, браке, разводе. Нужны, когда фамилия в документах о стаже не совпадает с текущей.

Апостиль: маршрут и бумажный носитель

Апостиль проставляют на бумажный документ, поэтому для легализации берите справку в сервисном центре ПФУ, а не только PDF из кабинета. Маршрут апостиля для справок ПФУ стоит уточнять — самый распространённый рабочий путь ведёт через нотариально заверенную копию, поскольку нотариальные документы апостилирует Минюст.

И главный вопрос, который следует задать первым: нужен ли апостиль вообще. Часть пенсионных учреждений принимает документы без него, если они поступили официальным каналом между учреждениями. Определить маршрут для конкретного документа поможет наш определитель маршрута апостиля, а общая логика процедуры — на странице апостиль и легализация документов.

Фамилии и даты: где пенсионные дела останавливаются

Пенсионное дело — единственный документ, где встречаются написания фамилии за сорок лет. В трудовой книжке — советский вариант на русском, в свидетельстве о рождении — на украинском, в загранпаспорте — латиницей по правилам транслитерации, в немецких или польских документах — по местной фонетике.

Для пенсионного учреждения это четыре разных человека, если не показать связь. Поэтому мы делаем так: берём за опорное написание то, что в загранпаспорте, и к нему привязываем все остальные документы пакета, а расхождения показываем явно. Проверить своё написание можно транслитератором; если расхождение уже «вшито» в документы, смотрите гид разное написание фамилии в документах.

Типичные ошибки

• Перевести ОК-5 до того, как спросили учреждение. При наличии соглашения перевод часто не нужен вовсе.
• Думать, что ОК-5 покрывает весь стаж. Она начинается с 2000 года; всё раньше — трудовая книжка и архивы.
• Подать только PDF из кабинета там, где нужен апостиль. Апостиль ставят на бумагу.
• Заказать перевод до апостиля. Штамп — часть документа, перевод придётся повторять.
• Перевести трудовую книжку выборочно. Учреждение читает стаж непрерывно: пропуск страницы означает пропуск лет.
• Ждать «объединённой» пенсии по соглашению. Соглашение суммирует стаж для права на пенсию, но каждая страна платит за свои периоды.

Что сделать на этой неделе

1. Проверьте на сайте ПФУ, есть ли соглашение о социальном обеспечении с нужной вам страной.
2. Закажите ОК-5 и ОК-7 в кабинете на портале ПФУ — бесплатно, чтобы увидеть, какие периоды реестр вообще показывает.
3. Составьте список периодов до 2000 года и выясните, кто может их подтвердить: работодатель, его правопреемник или архив.
4. Напишите в учреждение, которое будет назначать пенсию, и спросите ровно две вещи: какой перечень документов оно хочет от вас и в какой форме перевода.

С ответом от учреждения напишите нам — просчитаем перевод именно того, что действительно нужно, и скажем, где его можно не делать. Перевод личных документов делаем от 300 грн за страницу, нотариальный перевод — 400 грн за документ; оригиналы можно отправить Новой почтой, приезжать в Киев не обязательно. Если вы оформляете документы для Польши, посмотрите также обзор направления Польша; если для Германии — Германия.