Пенсійні документи за кордоном: ОК-5, ОК-7, стаж і переклади

Перед тим як платити за переклад довідки ОК-5, перевірте одну річ: чи має країна, де ви оформлюєте пенсію, угоду про соціальне забезпечення з Україною. Якщо має — ваш переклад, найімовірніше, не потрібен узагалі, бо установи обмінюються двомовними формулярами напряму. Якщо не має — пакет ви збираєте самі, і тоді переклад потрібен весь, від витягу з реєстру до трудової книжки. Цей поділ визначає і перелік документів, і суму, і строки, а в українськомовних інструкціях він майже не трапляється.

ОК-5 і ОК-7: що це за довідки

Обидві формуються з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообовʼязкового державного соціального страхування.

Довідка	Період	Для чого її просять
ОК-5	з 2000 року	заробітна плата, місця роботи, сплачені внески — основа для призначення й перерахунку пенсії
ОК-7	з 2011 року	страховий стаж: лікарняні, допомога з безробіття, підтвердження періодів

Отримати їх можна в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ, у застосунку «Дія» або «Пенсійний фонд», а також особисто в будь-якому сервісному центрі ПФУ з паспортом і документом про податковий номер. Довідки містять персональні дані, тому отримує їх сама застрахована особа, її законний представник або представник із належно оформленими повноваженнями — родич «за словами» довідку не отримає.

Найважливіше обмеження, про яке дізнаються надто пізно: реєстр починається з 2000 року. Радянський і ранній постсоюзний стаж в ОК-5 не відображається взагалі — його підтверджують трудовою книжкою, довідками підприємств і архівними довідками. Саме ця частина пакета найдовше збирається і найдорожче перекладається.

Головне розгалуження: є угода чи немає

ПФУ веде перелік чинних двосторонніх угод у сфері соціального забезпечення. До нього, зокрема, входять Польща (угода від 18.05.2012, застосовується з 01.01.2014), Чехія, Словаччина, Естонія (угода від 05.10.2010), Латвія, Литва, Болгарія, Іспанія, Португалія. З Німеччиною чинної угоди немає. Перелік змінюється, тому перед подачею звіряйтеся зі сторінкою ПФУ про міжнародне співробітництво.

Що дає угода: під час визначення права на пенсію враховується стаж, набутий в обох країнах. Що вона не дає: об’єднаної пенсії. Кожна держава рахує й платить виплату лише за той стаж, який людина набула на її території, — ZUS прямо наголошує, що польська система не фінансує пенсію за український період роботи, і навпаки.

Якщо угода є: документи йдуть не через вас

Це найцінніша практична деталь усієї теми. За угодою заяву на польську пенсію можна подати через територіальний орган ПФУ за місцем проживання в Україні — їхати до Польщі не потрібно; можна й звернутися безпосередньо до ZUS або KRUS. Польський стаж для української справи підтверджує формуляр PL-UA 6, який оформляє ZUS, а не ви.

Звідси висновок: коли справа рухається офіційним каналом між установами, двомовні формуляри замінюють переклад. Люди все одно замовляють нотаріальний переклад ОК-5 «на всяк випадок» — і це гроші, викинуті на вітер.

Тому порядок дій такий:

1. Запитайте в установі, яка приймає заяву (ПФУ або закордонна), який саме перелік документів вона хоче від вас особисто.
2. Окремо запитайте, чи потрібен переклад і в якій формі: офіційний формуляр, засвідчений переклад чи просто копія.
3. Замовляйте переклад тільки після цих двох відповідей.

Якщо угоди немає: пакет збираєте самі

Класичний випадок — Німеччина. Механізму обміну формулярами немає, тому Deutsche Rentenversicherung працює з тим, що ви подасте. На практиці це означає:

• витяг з реєстру застрахованих осіб (ОК-5) у паперовій формі;
• документи про стаж до 2000 року: трудова книжка, довідки з підприємств і архівів;
• за потреби — апостиль, і майже завжди засвідчений переклад німецькою;
• узгоджене написання прізвища з тим, що фігурує в німецьких документах.

Те саме стосується країн, де угоди немає, а пенсійна установа просто вимагає документи «з перекладом». Переклад німецькою, чеською, словацькою — від 450 грн за сторінку, польською — від 430 грн, англійською — від 300 грн; нотаріальне засвідчення — 400 грн за документ. Актуальні суми завжди на сторінці ціни.

Окремо: у Польщі та Чехії установи часто хочуть присяжний переклад місцевого реєстру — український нотаріальний переклад там не завжди замінює його. Як це працює для Польщі, розібрано в гіді присяжний переклад для Польщі: коли потрібен.

Що ще просять, окрім ОК-5

• Трудова книжка. Перекладається повністю, з усіма записами й печатками. Радянські записи часто російською — перекладач має передати їх так, щоб назви підприємств і посад читалися однозначно.
• Архівні довідки. Для ліквідованих підприємств стаж підтверджують архіви. Довідка може містити виписки з наказів — це окремі сторінки й окрема вартість.
• Довідка про те, що пенсія в Україні не призначена або про її розмір. Часто потрібна, щоб іноземна установа не зарахувала виплату двічі; видає територіальний орган ПФУ.
• Свідоцтва про народження, шлюб, розлучення. Потрібні, коли прізвище в документах про стаж не збігається з поточним.

Апостиль: маршрут і паперовий носій

Апостиль проставляють на паперовий документ, тому для легалізації беріть довідку в сервісному центрі ПФУ, а не лише PDF із кабінету. Маршрут апостиля для довідок ПФУ варто уточнювати — найпоширеніший робочий шлях веде через нотаріально засвідчену копію, бо нотаріальні документи апостилює Мінʼюст.

І головне питання, яке слід поставити першим: чи потрібен апостиль узагалі. Частина пенсійних установ приймає документи без нього, якщо вони надійшли офіційним каналом між установами. Визначити маршрут для конкретного документа допоможе наш визначник маршруту апостиля, а загальна логіка процедури — на сторінці легалізація документів та апостиль.

Прізвища й дати: де пенсійні справи зупиняються

Пенсійна справа — єдиний документ, де зустрічаються написання прізвища за сорок років. У трудовій книжці — радянський варіант російською, у свідоцтві про народження — українською, у закордонному паспорті — латиницею за правилами транслітерації, у німецьких чи польських документах — за місцевою фонетикою.

Для пенсійної установи це чотири різні люди, якщо не показати звʼязок. Тому ми робимо так: беремо за опорне написання те, що в закордонному паспорті, і до нього прив’язуємо всі інші документи пакета, а розбіжності показуємо явно. Перевірити своє написання можна транслітератором; якщо розбіжність уже «вшита» в документи, дивіться гід різне написання прізвища в документах.

Типові помилки

• Перекласти ОК-5 до того, як спитали установу. За наявності угоди переклад часто не потрібен зовсім.
• Думати, що ОК-5 покриває весь стаж. Вона починається з 2000 року; усе раніше — трудова книжка й архіви.
• Подати лише PDF із кабінету там, де потрібен апостиль. Апостиль ставлять на папір.
• Замовити переклад до апостиля. Штамп — частина документа, переклад доведеться повторювати.
• Перекласти трудову книжку вибірково. Установа читає стаж безперервно: пропуск сторінки означає пропуск років.
• Чекати «об’єднаної» пенсії за угодою. Угода сумує стаж для права на пенсію, але кожна країна платить за свої періоди.

Що зробити цього тижня

1. Перевірте на сайті ПФУ, чи є угода про соціальне забезпечення з потрібною вам країною.
2. Замовте ОК-5 і ОК-7 у кабінеті на порталі ПФУ — безкоштовно, щоб побачити, які періоди реєстр взагалі показує.
3. Складіть список періодів до 2000 року і з’ясуйте, хто може їх підтвердити: роботодавець, його правонаступник чи архів.
4. Напишіть в установу, яка призначатиме пенсію, і запитайте рівно дві речі: який перелік документів вона хоче від вас і в якій формі перекладу.

З відповіддю від установи напишіть нам — порахуємо переклад саме того, що справді потрібно, і скажемо, де його можна не робити. Переклад особистих документів робимо від 300 грн за сторінку, нотаріальний переклад — 400 грн за документ; оригінали можна надіслати Новою поштою, приїжджати до Києва не обов’язково. Якщо ви оформлюєте документи для Польщі, подивіться також огляд напрямку Польща; якщо для Німеччини — Німеччина.