Справка о несудимости из США и Канады для подачи в Украине

Два соседних на карте направления — США и Канада — дают две совершенно разные процедуры. В США нет единой национальной справки о несудимости: есть федеральная справка FBI и есть справки полиции штатов, и апостиль на них ставят разные органы. В Канаде справка одна, зато с 11 января 2024 года изменился весь способ её заверения. Украинский же орган в обоих случаях хочет одно и то же: документ с апостилем и нотариальный перевод на украинский.

Эта статья — об обратном направлении, которое описывают редко: не украинская справка за границу, а американская или канадская для подачи в Украине.

Кто в Украине просит иностранную справку о несудимости

Чаще всего это три ситуации:

• Разрешение на иммиграцию и вид на постоянное проживание. ГМС требует справку об отсутствии судимости, выданную компетентным органом страны предыдущего проживания (либо дипломатическим представительством или консульством этого государства в Украине). Для человека, который годами жил в США или Канаде, это означает именно американский или канадский документ — украинская справка МВД здесь не замена.
• Усыновление, опека и попечительство. В этих процедурах справка об отсутствии судимости — обязательная часть пакета; если заявитель живёт за границей, её берут по месту жительства.
• Отдельные работодатели, лицензионные и разрешительные процедуры. Здесь требования различаются, единого правила нет — перечень документов даёт сам орган.

Мы не приводим точных формулировок каждой процедуры, потому что они меняются: правило, которое работает всегда, — взять перечень в письменной форме у органа-получателя и только после этого заказывать документы за границей. Это единственный способ не оплатить апостиль дважды.

США: сначала решите, чья это справка

В США параллельно существуют два типа документа.

Федеральная справка FBI — Identity History Summary. Её формируют по отпечаткам пальцев из федеральной базы, она охватывает всю страну и не привязана к штату. Заказать её можно электронно через FBI или через аккредитованного посредника (channeler); форму и актуальные сроки смотрите на странице FBI.

Справка полиции штата — criminal history record того штата, где вы жили. Покрывает только этот штат.

Разница становится критической на этапе апостиля: федеральный документ апостилирует только Госдепартамент США (Office of Authentications), а документ штата — секретарь этого штата. Если за десять лет вы жили в трёх штатах, федеральная справка — это один документ и один апостиль вместо трёх.

Две практические детали, которые повторяют сервисы апостилирования: не заверяйте справку FBI у нотариуса «на всякий случай» — федеральный документ апостилируют как есть; и заказывайте ту форму справки, которую принимает Госдепартамент, а не незаверенную распечатку. Размер сбора и адреса подачи проверяйте на странице Госдепартамента: они меняются, а коммерческие страницы годами копируют устаревшие суммы.

Канада: 11 января 2024 года как точка отсчёта

До 2024 года канадский документ для Украины проходил две инстанции: authentication в Global Affairs Canada, затем легализацию в консульстве. С 11 января 2024 года Канада — участник Гаагской конвенции, и для Украины достаточно апостиля.

Что брать: Certified Criminal Record Check RCMP — справку Королевской канадской конной полиции по отпечаткам пальцев. Она, по данным канадских сервисов, апостилируется без предварительного нотариального заверения. Местная полицейская справка по фамилии (name-based check) — документ другого качества, и путь его заверения зависит от того, кто его выдал; если такая уже у вас на руках, спросите о ней отдельно.

Куда подавать на апостиль — зависит от юрисдикции:

Документ / юрисдикция	Орган апостиля
Федеральные документы (в том числе справка RCMP)	Global Affairs Canada
Документы, заверенные в Альберте, Британской Колумбии, Онтарио, Саскачеване	уполномоченный орган соответствующей провинции
Квебек	статус уполномоченного органа проверяйте отдельно — он менялся
Остальные провинции и территории	Global Affairs Canada

Правило, действующее по всей Канаде: орган определяется юрисдикцией, в которой документ выдан или заверен, а не вашим местом жительства сейчас. Сроки Global Affairs Canada смотрите на её же странице перед отправкой — они публикуются и меняются; ускоренной процедуры, как правило, нет.

Отдельный случай — комплект, заверенный ещё по старой процедуре до 11 января 2024 года. Такие документы в части стран требуют полной легализации, поэтому перед подачей в Украине спросите орган-получатель, устроит ли его старое заверение: это дешевле, чем везти документ дважды.

Что делать с документом в Украине

Когда справка с апостилем приехала, остаётся один шаг — нотариальный перевод на украинский. Украинский орган принимает иностранный документ с переводом, верность которого либо подлинность подписи переводчика заверена в установленном порядке; для ГМС, суда и службы по делам детей это означает нотариальное заверение, а не печать бюро.

Три вещи, которые здесь решают результат:

• Переводится весь документ. Включая текст апостиля, номера, служебные отметки и обороты. Апостиль — часть документа, а не обложка.
• Написание имени согласуют с украинскими документами. В американской или канадской справке ваше имя написано латиницей, часто в форме, отличной от украинского паспорта (Olena / Elena, Dmytro / Dmitriy). В переводе имя воспроизводят так, как в ваших украинских документах, иначе орган не свяжет документ с личностью.
• Бумага, а не PDF. Нотариус подшивает перевод к бумажному документу. Если справку или апостиль вы имеете только в электронном виде, спросите нотариуса заранее, устроит ли его распечатка с проверкой по коду, — и заложите на это время.

Порядок шагов и запас времени

Последовательность на этом направлении жёсткая, потому что каждый следующий шаг физически цепляется к предыдущему:

1. Перечень от органа-получателя — какая именно справка, с каким заверением, в какой срок от даты выдачи.
2. Заказ справки — FBI или полиция штата в США, RCMP в Канаде. Здесь уходит больше всего времени: подача отпечатков, обработка, доставка.
3. Апостиль — Госдепартамент США либо секретарь штата; Global Affairs Canada либо орган провинции. Сроки обе страны публикуют на своих страницах и меняют; смотрите их на той неделе, когда отправляете.
4. Доставка в Украину — почтой или с человеком. Документ должен приехать бумажным.
5. Нотариальный перевод на украинский — 1–2 рабочих дня.
6. Подача — с оригиналом, апостилем и подшитым переводом.

Единственный шаг, который вы контролируете полностью, — пятый. Все остальные зависят от очередей в чужих органах, поэтому «свежесть» справки стоит считать назад от даты подачи: если орган принимает документ, выданный не ранее трёх месяцев назад, а апостиль и доставка забирают месяц-полтора, заказывать справку «заранее, чтобы уже лежала» — худшая из стратегий.

Если вы ещё в США или Канаде и только планируете переезд, самый дешёвый вариант — сделать справку и апостиль до вылета. Оформление через представителя из Украины дороже и дольше в каждом из описанных случаев.

Типичные ошибки

• Заказать справку до того, как взяли перечень у органа. Половина лишних расходов на этом направлении — апостиль, поставленный не на тот документ.
• Брать справку штата, когда нужна федеральная (или наоборот). Разные органы апостиля, разные сроки, разное покрытие.
• Ждать апостиль в Украине. Его не поставит никто: апостиль выдаёт только государство, выдавшее документ.
• Везти канадский комплект с «authentication» 2023 года. До 11.01.2024 действовала другая схема; проверьте, принимает ли его получатель.
• Считать срок от даты перевода. «Свежесть» документа орган считает от даты выдачи справки, а не от даты, когда вы её перевели.

Если направление противоположное

Если вам, наоборот, нужна украинская справка о несудимости для США или Канады, у нас есть отдельные статьи: справка о несудимости для США, для Канады и апостиль на справку о несудимости — с тем, какое украинское ведомство ставит апостиль и сколько это длится.

А если вместе со справкой вы привозите другие иностранные документы, общее правило для этого направления собрано в статье кто ставит апостиль в разных странах: США и Канады в той таблице нет именно потому, что о них эта статья.

Как мы это делаем

Мы начинаем с вопроса, который экономит больше всего: что именно требует орган — федеральную справку или документ штата, с апостилем или без, и в какой срок от даты выдачи. Дальше переводим документ полностью, вместе с апостилем, согласовываем написание имён с вашими украинскими документами и заверяем перевод нотариально.

Перевод справки о несудимости с английского — от 300 грн за стандартную страницу (1800 знаков с пробелами), нотариальное заверение — 400 грн за документ; полный прайс — на странице цен. Если документы идут комплектом для ГМС, смотрите также документы для иммиграции.

Пришлите скан справки с апостилем и название органа, который её требует, — расчёт будет за 15 минут.