Довідка про несудимість зі США і Канади для подання в Україні

Два сусідні на карті напрямки — США і Канада — дають дві геть різні процедури. У США немає єдиної національної довідки про несудимість: є федеральна довідка FBI і є довідки поліції штатів, і апостиль на них ставлять різні органи. У Канаді довідка одна, зате з 11 січня 2024 року змінився весь спосіб її посвідчення. Українська ж установа в обох випадках хоче те саме: документ з апостилем і нотаріальний переклад українською.

Ця стаття — про зворотний напрямок, який рідко описують: не українська довідка за кордон, а американська чи канадська для подання в Україні.

Хто в Україні просить іноземну довідку про несудимість

Найчастіше це три ситуації:

• Дозвіл на імміграцію та посвідка на постійне проживання. ДМС вимагає довідку про відсутність судимості, видану компетентним органом країни попереднього проживання (або дипломатичним представництвом чи консульством цієї держави в Україні). Для людини, яка роками жила у США чи Канаді, це означає саме американський або канадський документ — українська довідка МВС тут не замінник.
• Усиновлення, опіка й піклування. У цих процедурах довідка про відсутність судимості — обовʼязкова частина пакета; якщо заявник проживає за кордоном, її беруть за місцем проживання.
• Окремі роботодавці, ліцензійні та дозвільні процедури. Тут вимоги різняться, і єдиного правила немає — перелік документів дає сама установа.

Ми не наводимо точних формулювань кожної процедури, бо вони змінюються: правило, яке працює завжди, — узяти перелік у письмовій формі в установи-одержувача й лише після цього замовляти документи за кордоном. Це єдиний спосіб не оплатити двічі апостиль.

США: спочатку вирішіть, чия це довідка

У США паралельно існують два типи документа.

Федеральна довідка FBI — Identity History Summary. Її формують за відпечатками пальців із федеральної бази, вона охоплює всю країну й не привʼязана до штату. Замовити її можна електронно через FBI або через акредитованого посередника (channeler); форму й актуальні строки дивіться на сторінці FBI.

Довідка поліції штату — criminal history record того штату, де ви жили. Покриває лише цей штат.

Різниця стає критичною на етапі апостиля: федеральний документ апостилює лише Держдепартамент США (Office of Authentications), а документ штату — секретар цього штату. Якщо за десять років ви жили в трьох штатах, федеральна довідка — це один документ і один апостиль замість трьох.

Дві практичні деталі, які повторюють сервіси апостилювання: не завіряйте довідку FBI в нотаріуса «про запас» — федеральний документ апостилюють як є; і замовляйте ту форму довідки, яку приймає Держдепартамент, а не незасвідчену роздруківку. Розмір збору й адреси подання перевіряйте на сторінці Держдепартаменту: вони змінюються, і комерційні сторінки роками копіюють застарілі суми.

Канада: 11 січня 2024 року як точка відліку

До 2024 року канадський документ для України проходив дві інстанції: authentication у Global Affairs Canada, потім легалізацію в консульстві. З 11 січня 2024 року Канада — учасниця Гаазької конвенції, і для України достатньо апостиля.

Що брати: Certified Criminal Record Check RCMP — довідку Королівської канадської кінної поліції за відпечатками пальців. Вона, за даними канадських сервісів, апостилюється без попереднього нотаріального засвідчення. Місцева поліцейська довідка за прізвищем (name-based check) — документ іншої якості, і шлях його посвідчення залежить від того, хто його видав; якщо ви вже тримаєте таку в руках, спитайте про неї окремо.

Куди подавати на апостиль — залежить від юрисдикції:

Документ / юрисдикція	Орган апостиля
Федеральні документи (зокрема довідка RCMP)	Global Affairs Canada
Документи, посвідчені в Альберті, Британській Колумбії, Онтаріо, Саскачевані	уповноважений орган відповідної провінції
Квебек	статус уповноваженого органу перевіряйте окремо — він змінювався
Інші провінції й території	Global Affairs Canada

Правило, яке діє всюди в Канаді: орган визначається юрисдикцією, у якій документ видано або посвідчено, а не вашим місцем проживання зараз. Строки Global Affairs Canada варто дивитися на її ж сторінці перед відправленням — вони публікуються й змінюються; прискореної процедури, як правило, немає.

Окремий випадок: комплект, посвідчений ще за старою процедурою до 11 січня 2024 року. Такі документи в частині країн вимагають повної легалізації, тож перед поданням в Україні спитайте установу-одержувача, чи влаштує її старе посвідчення, — це дешевше, ніж везти документ двічі.

Що з документом робити в Україні

Коли довідка з апостилем приїхала, залишається один крок — нотаріальний переклад українською. Українська установа приймає іноземний документ з перекладом, вірність якого або справжність підпису перекладача засвідчено в установленому порядку; для ДМС, суду й служби у справах дітей це означає нотаріальне засвідчення, а не печатку бюро.

Три речі, які тут вирішують результат:

• Перекладається весь документ. Включно з текстом апостиля, номерами, службовими позначками й зворотами. Апостиль — частина документа, а не обкладинка.
• Написання імені узгоджують з українськими документами. В американській чи канадській довідці ваше імʼя написане латиницею, часто у формі, відмінній від українського паспорта (Olena / Elena, Dmytro / Dmitriy). У перекладі імʼя відтворюють так, як у ваших українських документах, інакше установа не звʼяже документ з особою.
• Папір, а не PDF. Нотаріус підшиває переклад до паперового документа. Якщо довідку або апостиль ви маєте лише в електронному вигляді, спитайте нотаріуса заздалегідь, чи влаштує його розпечатка з перевіркою за кодом, — і закладіть на це час.

Порядок кроків і запас часу

Послідовність на цьому напрямку жорстка, бо кожен наступний крок фізично чіпляється до попереднього:

1. Перелік від установи-одержувача — яка саме довідка, з яким посвідченням, у який строк від дати видачі.
2. Замовлення довідки — FBI або поліція штату у США, RCMP у Канаді. Тут іде найбільше часу: подання відпечатків пальців, обробка, доставка.
3. Апостиль — Держдепартамент США чи секретар штату; Global Affairs Canada чи орган провінції. Строки обидві країни публікують на своїх сторінках і змінюють; дивіться їх того тижня, коли відправляєте.
4. Доставка в Україну — поштою або з людиною. Документ має приїхати паперовим.
5. Нотаріальний переклад українською — 1–2 робочі дні.
6. Подання — з оригіналом, апостилем і підшитим перекладом.

Єдиний крок, який ви контролюєте повністю, — пʼятий. Усі інші залежать від черг у чужих органах, тому «свіжість» довідки варто рахувати назад від дати подання: якщо установа приймає документ, виданий не раніше трьох місяців тому, а апостиль і доставка забирають місяць-півтора, замовляти довідку «заздалегідь, щоб уже лежала» — найгірша зі стратегій.

Якщо ви ще в США або Канаді й лише плануєте переїзд, найдешевший варіант — зробити довідку й апостиль до вилету. Оформлення через представника з України коштує дорожче й довше в кожному з описаних випадків.

Типові помилки

• Замовити довідку до того, як узяли перелік в установи. Половина зайвих витрат на цьому напрямку — це апостиль, поставлений не на той документ.
• Брати довідку штату, коли потрібна федеральна (або навпаки). Різні органи апостиля, різні строки, різне покриття.
• Чекати апостиля в Україні. Його не поставить ніхто: апостиль видає лише держава, що видала документ.
• Везти канадський комплект з «authentication» 2023 року. До 11.01.2024 діяла інша схема; перевірте, чи приймає його одержувач.
• Рахувати строк від дати перекладу. «Свіжість» документа установа рахує від дати видачі довідки, а не від дати, коли ви її переклали.

Якщо напрямок протилежний

Якщо вам, навпаки, потрібна українська довідка про несудимість для США або Канади, у нас є окремі статті: довідка про несудимість для США, для Канади і апостиль на довідку про несудимість — з тим, яке українське відомство ставить апостиль і скільки це триває.

А якщо разом із довідкою ви привозите інші іноземні документи, загальне правило для цього напрямку зібране в статті хто ставить апостиль у різних країнах: США й Канади в тій таблиці немає саме тому, що про них ця стаття.

Як ми це робимо

Ми починаємо з питання, яке економить найбільше: що саме вимагає установа — федеральну довідку чи документ штату, з апостилем чи без, і в який строк від дати видачі. Далі перекладаємо документ повністю, разом з апостилем, узгоджуємо написання імен з вашими українськими документами й засвідчуємо переклад нотаріально.

Переклад довідки про несудимість з англійської — від 300 грн за стандартну сторінку (1800 знаків із пробілами), нотаріальне засвідчення — 400 грн за документ; повний прайс — на сторінці цін. Якщо документи йдуть у комплекті для ДМС, дивіться також документи для імміграції.

Надішліть скан довідки з апостилем і назву установи, яка її вимагає, — прорахунок буде за 15 хвилин.