Хто ставить апостиль у різних країнах: таблиця органів

Коли іноземний документ потрібно подати в Україні, найдорожче питання — не «скільки коштує переклад», а «куди взагалі йти за апостилем». Інтуїтивна відповідь — у МЗС, бо в Україні апостиль ставлять міністерства, — у більшості європейських країн неправильна.

Нижче — зведена таблиця по дванадцяти країнах, з яких до нас найчастіше приходять документи. І одне правило, яке робить таблицю зрозумілою: орган визначає підпис на документі, а не його тема.

Таблиця: хто ставить апостиль

Країна	Адміністративні документи	Судові та нотаріальні	Електронний апостиль
Польща	МЗС (MSZ), відділ легалізації у Варшаві	спершу засвідчення в голови окружного суду, потім апостиль МЗС; витяги з KRS — без цього кроку	немає даних
Німеччина	єдиного органу немає: залежить від типу документа й федеральної землі; частині документів потрібна попередня засвідчувальна дія (Vorbeglaubigung)	так само за землями, судові й нотаріальні — зазвичай через суд	немає даних
Чехія	Міністерство закордонних справ	Міністерство юстиції (суди, нотаріуси, виконавці, витяг з реєстру судимостей)	немає даних
Румунія	префектура повіту	Палата нотаріусів (нотаріальні), трибунал (суди, виконавці, торговий реєстр)	немає даних
Туреччина	валілік (губернаторство), у районах каймакамлик	комісія юстиції при суді, де є суд важких злочинів	так — e-Apostil через державний портал послуг
Італія	Prefettura	Procura della Repubblica (нотаріальні, судові, присяжні переклади)	немає даних
Іспанія	чотири різні органи залежно від типу документа (RD 1497/2011)	декан нотаріальної колегії, секретар уряду TSJ, Мінʼюст	немає даних
Франція	нотаріат — з 1 травня 2025, заява на apostille.notaires.fr	той самий нотаріат; апостилі апеляційних судів, видані до травня 2025, лишаються чинними	немає даних
Нідерланди	районний суд (rechtbank), будь-який з одинадцяти	той самий суд	ні — лише паперовий апостиль
Литва	нотаріус (з 18.01.2016); МЗС — лише для документів з литовських представництв	нотаріус	так, з 1 жовтня 2026 — e.Notaras, лише для документів з квалікованим е-підписом
Естонія	нотаріус (з 01.01.2010), реєстр апостилів на notar.ee	нотаріус	немає даних
Греція	децентралізована адміністрація регіону; регіон — для регіональних служб; Міністерство цифрового управління — для документів gov.gr	суд першої інстанції	так, з 17.07.2023

«Немає даних» означає рівно те, що написано: на момент перевірки ми не знайшли офіційного підтвердження, що країна видає електронні апостилі, — а не що вона їх не видає. Для будь-якої країни актуальний перелік призначених органів публікує HCCH.

Чотири моделі, і жодна з них не «МЗС»

Таблиця виглядає хаотично, доки не побачити, що країни розпадаються на чотири групи.

Міністерська модель. Апостиль ставлять центральні міністерства, поділивши документи між собою: Чехія (МЗС проти Мінʼюсту), Польща (МЗС як фінальна інстанція). Зручно тим, що адреса одна на всю країну; незручно строками.

Нотаріальна модель. Апостиль проставляє нотаріус: Естонія з 2010 року, Литва з 2016, Франція з 1 травня 2025. Швидко й близько до дому — але саме тут найбільше застарілої інформації в мережі, бо зміну повноважень люди ще не засвоїли.

Судова модель. Апостиль ставить суд: Нідерланди (районний суд, і можна будь-який з одинадцяти), Німеччина в частині судових і нотаріальних документів.

Територіальна модель. Повноваження розподілені географічно й за типом органу: Італія, Іспанія, Греція, Туреччина, Румунія. Тут найлегше помилитися адресою — і найчастіше доводиться їхати двічі.

Франція, Литва, Греція: чому в мережі суперечливі інструкції

Три країни з таблиці змінили правила в останні роки, і це головна причина, чому комерційні сторінки суперечать одна одній.

• Франція передала апостиль нотаріату з 1 травня 2025 року, і дату переносили тричі. Тому в мережі співіснують три покоління інструкцій, і частина досі відправляє в прокуратуру при апеляційному суді.
• Литва передала апостиль нотаріусам ще у 2016 році, а з 1 жовтня 2026 запустила електронні апостилі.
• Греція з 17 липня 2023 року видає електронні апостилі, а повноваження там розподілені між децентралізованою адміністрацією, регіоном, судом і Міністерством цифрового управління.

Перед поїздкою звіряйтеся не з блогом, а з базою HCCH або з офіційним порталом країни. Один зайвий погляд економує день.

Цифровий апостиль і український нотаріус

Електронний апостиль — зручність, яка на українському напрямку перетворюється на проблему. Український нотаріус підшиває переклад до документа: фізично, нитками, з печаткою на зшивці. До PDF з QR-кодом підшивати нічого.

Пастка працює у два різні боки:

• Цифровий штамп. Греція, Туреччина й Литва видають апостиль у цифровій формі — папір для нотаріуса доведеться отримувати окремо або домовлятися про розпечатку.
• Цифровий документ. Нідерланди, навпаки, електронних апостилів не видають — але половина нідерландських витягів існує як PDF з електронним підписом, і суд апостилювати такий файл не може.

Висновок той самий: питання форми документа вирішують до замовлення, а не після.

А чи потрібен апостиль узагалі

Серед країн таблиці Україна має договори про правову допомогу з Польщею, Чехією, Румунією та Туреччиною (а також, поза таблицею, з Угорщиною, Словаччиною, Болгарією та низкою інших держав). В українських офіційних переліках такі договори фігурують як ті, що звільняють офіційні документи від легалізації. Поверх них з 9 лютого 2023 року діє постанова КМУ № 107: під час воєнного стану і ще 6 місяців після нього документи приймаються без спеціального посвідчення, якщо така практика існувала станом на 24 лютого 2022 року.

Чому ж апостиль просять однаково? Мінʼюст відповідає на це прямо: формулювання статей у різних договорах неоднакові, частина з них охоплює лише документи, якими обмінюються між собою компетентні органи сторін, а там, де договір не працює, діє принцип взаємності — і тоді документ приймають лише з апостилем або консульською легалізацією.

Тож правило просте: спитайте установу, куди подаєте документ, і бажано письмово. Немає відповіді — робіть апостиль. Він ніколи не буває помилкою; він буває зайвим.

Чого апостиль не робить

• Не перекладає. Апостиль — це засвідчення підпису й печатки, а не мова. Українська установа все одно потребує перекладу українською з нотаріальним засвідченням.
• Не підтверджує зміст. Він не каже, що документ правильний чи що факт у ньому справжній, — лише що підпис на ньому справжній.
• Не ставиться в Україні. Апостиль видає тільки держава, яка видала документ. В Україні апостиль на іноземний документ не поставить ніхто.
• Не ставиться на будь-що. Ламіновані бланки, копії копій, застарілі форми штампа не отримують — у кожній країні свої обмеження (у Румунії, наприклад, апостилюють оригінали свідоцтв, виданих після 1998 року).

Докладно по країнах

Для шести країн з таблиці ми написали окремі розбори — з документом за документом і типовими відмовами: Туреччина, Румунія, Чехія, Італія, Франція, Нідерланди, а також Литва, Греція, Іспанія, Польща і Німеччина.

Якщо документ корпоративний — витяг з реєстру, статут, рішення учасників — почніть із корпоративних документів з ЄС для України. Якщо це рішення іноземного суду, перекладу недостатньо: є окрема процедура визнання, описана в статті іноземне судове рішення в Україні.

США й Канади в таблиці немає свідомо: там логіка інша — у США апостиль ділять між Держдепартаментом і секретарями штатів, а Канада приєдналася до конвенції лише з 11 січня 2024 року. Обидва напрямки розібрані окремо в статті довідка про несудимість зі США і Канади для України — на прикладі найчастішого документа звідти.

Що робити з документом після апостиля

Українська установа приймає іноземний документ з перекладом українською, вірність якого або справжність підпису перекладача засвідчено в установленому порядку. На практиці для ДРАЦС, нотаріуса, реєстратора й суду це нотаріальне засвідчення перекладу: печатки бюро достатньо для внутрішніх потреб і частини банків, але не для державного органу.

Перекладається весь текст документа — включно з текстом апостиля й службовими позначками на зворотах. Переклад іноземних документів українською починається від 300 грн за стандартну сторінку (1800 знаків із пробілами) і залежить від мови; нотаріальне засвідчення — 400 грн за документ, засвідчення печаткою бюро — 100 грн. Повний прайс — на сторінці цін.

Якщо документи йдуть у зворотному напрямку — український документ за кордон — вам потрібно проставити апостиль в Україні; там же описано, яке українське відомство відповідає за який документ.

Як ми це робимо

Ми починаємо з трьох питань: яка держава видала документ, хто його підписав і в якій формі він існує. Відповіді дають адресу органу апостиля, потребу в апостилі взагалі й те, чи зможе з документом працювати український нотаріус. Далі перекладаємо, узгоджуємо написання імен із вашими українськими документами, засвідчуємо переклад нотаріально й віддаємо комплект готовим до подання.

Надішліть скани й назву установи, яка їх вимагає, — прорахунок буде за 15 хвилин.