Итальянские документы для Украины: префектура или прокуратура, справки комуны, перевод

У итальянского направления репутация простого: обе страны — участницы Гаагской конвенции, значит достаточно апостиля и перевода. На практике именно здесь люди чаще всего теряют две недели впустую, и причина всегда одна из трёх: апостиль поставили не в той инстанции, справку взяли «для Италии» вместо «для заграницы», или принесли autocertificazione, которая в Украине не документ.

Ниже — как пройти этот путь с первого раза.

Кто приносит нам итальянские документы

• Украинцы, живущие и работающие в Италии — справки о работе и взносах INPS для подтверждения стажа в Пенсионном фонде Украины, справки о резидентстве, permesso di soggiorno.
• Родители детей, родившихся в Италии — итальянское свидетельство о рождении для внесения сведений в украинские реестры.
• Те, кто женился или развёлся в Италии — акты гражданского состояния и решения итальянских судов.
• Возвращающиеся семьи — школьные документы детей для зачисления в украинскую школу, медицинские справки.
• Бизнес — выписки из Camera di Commercio, нотариальные акты, договоры.

Правило первое: в Италии апостиль ставят две разные инстанции

Это самое важное, что стоит знать заранее. Италия распределила апостиль между двумя органами по признаку подписи на документе.

Кто подписал документ	Где ставят апостиль	Примеры
Должностное лицо комуны, школы, университета, министерства, торговой палаты	Prefettura (Ufficio Territoriale del Governo)	свидетельства о рождении и браке, справка о резидентстве, школьные и университетские документы, выписки торговой палаты
Нотариус, суд, судебный работник	Procura della Repubblica при суде	нотариальные акты, решения и определения судов, присяжные переводы, заверенные в суде

Практический тест, которым пользуются сами итальянцы: если документ подписало лицо, чья подпись хранится в префектуре, — идите в префектуру; если подпись нотариуса или судебного работника — в прокуратуру. Частный документ (договор, заявление) апостилю не подлежит вообще, пока его не удостоверит нотариус: тогда он становится нотариальным актом и идёт в прокуратуру.

Сроки и порядок приёма отличаются от провинции к провинции, поэтому проверяйте их на странице конкретной префектуры или прокуратуры — единого расчёта «сколько это длится в Италии» не существует.

Правило второе: autocertificazione в Украине не работает

Италия десятилетиями приучает граждан не собирать справки: по D.P.R. 445/2000 государственный орган обязан принять dichiarazione sostitutiva — собственное заявление лица — вместо справки, которую сам может проверить. Для жизни в Италии это огромное удобство.

Для Украины это ноль. Автосертификация не имеет ни подписи компетентного органа, ни печати — а именно их удостоверяет апостиль. Украинскому ГРАГС, нотариусу или Пенсионному фонду с ней нечего делать.

Поэтому первый шаг на итальянском направлении — не перевод и не апостиль, а заказ настоящей справки или выписки в комуне либо другом органе, который ведёт соответствующую запись.

Правило третье: справку просят «solo per l’estero»

В обычной итальянской справке часто стоит надпись по статье 40 D.P.R. 445/2000: документ не может быть подан итальянским государственным органам (именно потому, что вместо него подают автосертификацию). Надпись абсолютно законная и абсолютно сбивающая с толку украинского чиновника, который читает перевод.

Для документов, предназначенных за границу, циркуляр Президиума Совета министров № 5 от 23 мая 2012 года указывает эту надпись не проставлять, а использовать другую формулировку — в практике комун это «il presente certificato è rilasciato solo per l’estero». Итак:

1. Заказывая документ, прямо говорите, что он для заграницы (per l’estero).
2. Уточняйте, нужна ли marca da bollo: для справок, предназначенных за границу, гербовую марку просят чаще, чем для внутренних.
3. Проверяйте надпись до того, как платить за апостиль.

Какой именно акт гражданского состояния заказывать

Итальянская комуна выдаёт несколько форм одной и той же записи, и для Украины они неравноценны.

• Copia integrale dell’atto — полная копия акта со всеми отметками. Самый надёжный вариант для внесения сведений в Украине.
• Estratto per riassunto — сокращённая выписка: основные поля, без части отметок. Часто достаточна для визовых и бытовых нужд, но не всегда для ГРАГС.
• Certificato — справка о факте (рождении, браке) без деталей акта. Самая слабая форма для украинских реестров.

Общую логику внесения иностранных актов в Украине — что делает ГРАГС, а чего не делает, — мы разобрали в отдельной статье: иностранное свидетельство о рождении и браке в Украине. Итальянская специфика накладывается поверх неё.

Многоязычные формы: почему они не спасают

Италия участвует в конвенциях Международной комиссии по гражданскому состоянию (CIEC), которые ввели многоязычные выписки из актов гражданского состояния, а в пределах ЕС действуют многоязычные стандартные формы Регламента 2016/1191. Оба механизма действуют только между государствами, которые к ним присоединились.

Украина не входит ни в CIEC, ни, разумеется, во внутренние механизмы ЕС. Для украинского учреждения многоязычная итальянская форма — такой же иностранный документ: нужны апостиль и нотариально заверенный перевод на украинский. Многоязычность не мешает (иногда она помогает переводчику сверить поля), но не заменяет ни штампа, ни перевода.

Traduzione giurata ≠ украинский нотариальный перевод

Итальянский присяжный перевод (asseverazione — присяга переводчика в суде или перед нотариусом) — полноценная процедура, но она создаёт итальянский документ для итальянских органов. Украинскому нотариусу нужен перевод, выполненный переводчиком, чью подпись он заверяет, и подшитый к итальянскому оригиналу здесь, в Украине.

Поэтому не заказывайте traduzione giurata на украинский в Италии «чтобы уже было»: в Украине её придётся переделывать. Как работает обратное направление — когда украинский документ нужен итальянскому учреждению — мы описали в статье присяжный перевод для Италии: asseverazione в суде.

Куда подают итальянские документы в Украине

Документ	Куда подают	На что обратить внимание
Свидетельство о рождении ребёнка, родившегося в Италии	ГРАГС	полная копия акта; написание имени должно совпадать с документами родителей
Свидетельство о браке, расторжении брака	ГРАГС, нотариус, суд	проверяйте, есть ли отметки об изменении фамилии
Решение итальянского суда	суд, ГРАГС, нотариус	нужна отметка о вступлении в законную силу
Справки INPS, справки работодателя	Пенсионный фонд Украины	переводят итальянский оригинал, не англоязычную версию
Школьные и университетские документы	школа, МОН (ENIC Ukraine)	признание — отдельная процедура поверх перевода
Выписка из Camera di Commercio, нотариальный акт	регистратор, банк, нотариус	апостиль в прокуратуре, если подпись нотариальная

Если речь об итальянском судебном решении — чаще всего о разводе или наследстве, — перевод здесь лишь первый шаг. Нужно ли признание решения в украинском суде, зависит от того, требует ли оно принудительного исполнения; это разделение мы разобрали в статье иностранное судебное решение в Украине.

Чего требует украинский закон от перевода

Статья 15 Закона № 755-IV требует подавать документы на государственном языке, а документ на иностранном языке — с переводом на украинский, верность которого или подлинность подписи переводчика заверена в установленном порядке. На практике это нотариальное заверение: печати бюро достаточно для внутренних нужд, но не для регистратора или ГРАГС.

Перевод с итальянского — от 450 грн за стандартную страницу (1800 знаков с пробелами), нотариальное заверение — 400 грн за документ, заверение печатью бюро — 100 грн. Полный прайс — на странице цен. Если документ — свидетельство, посмотрите также страницу нотариальный перевод свидетельства о рождении: там описано, что именно проверяет нотариус и к чему подшивают перевод.

Больше об итальянском направлении в целом — апостиль, присяжный перевод, dichiarazione di valore для дипломов — на странице страны Италия.

Типичные ошибки

• Апостиль в префектуре вместо прокуратуры (или наоборот). Орган определяет подпись на документе, а не тип дела.
• Принести autocertificazione. В Италии она заменяет справку, в Украине — нет.
• Взять справку без пометки «per l’estero». Надпись о неприменимости к итальянским органам сбивает украинское учреждение.
• Заказать сокращённую выписку. Для ГРАГС чаще нужна полная копия акта с отметками.
• Положиться на многоязычную форму. Для Украины нужны апостиль и перевод.
• Заказать traduzione giurata на украинский в Италии. Украинский нотариус работает со своим переводом.

Как мы это делаем

Мы начинаем с вопроса, куда вы подаёте документ, и с проверки, та ли это форма: часто выясняется, что нужна полная копия акта, а не выписка, и что апостиль должна ставить другая инстанция. Дальше переводим с итальянского напрямую, согласовываем написание имён с вашими украинскими документами, заверяем перевод нотариально и отдаём комплект готовым к подаче.

Пришлите сканы и название учреждения, которое их требует, — расчёт будет за 15 минут.