Італійські документи для України: префектура чи прокуратура, довідки комуни, переклад

Італійський напрямок має репутацію простого: обидві країни — учасниці Гаазької конвенції, отже достатньо апостиля й перекладу. На практиці саме тут люди найчастіше витрачають два тижні даремно, і причина завжди одна з трьох: апостиль поставили не в тій установі, довідку взяли «для Італії» замість «для закордону», або принесли autocertificazione, яка в Україні не документ.

Нижче — як пройти цей шлях з першого разу.

Хто приносить нам італійські документи

• Українці, які живуть і працюють в Італії — довідки про роботу й внески INPS для підтвердження стажу в Пенсійному фонді України, довідки про резидентство, permesso di soggiorno.
• Батьки дітей, народжених в Італії — італійське свідоцтво про народження для внесення відомостей до українських реєстрів.
• Ті, хто одружився або розлучився в Італії — акти цивільного стану й рішення італійських судів.
• Родини, які повертаються — шкільні документи дітей для зарахування до української школи, медичні довідки.
• Бізнес — витяги з Camera di Commercio, нотаріальні акти, договори.

Правило перше: в Італії апостиль ставлять дві різні установи

Це найважливіше, що варто знати заздалегідь. Італія розподілила апостиль між двома органами за ознакою підпису на документі.

Хто підписав документ	Де ставлять апостиль	Приклади
Посадова особа комуни, школи, університету, міністерства, торгової палати	Prefettura (Ufficio Territoriale del Governo)	свідоцтва про народження та шлюб, довідка про резидентство, шкільні й університетські документи, витяги торгової палати
Нотаріус, суд, судовий працівник	Procura della Repubblica при суді	нотаріальні акти, рішення та ухвали судів, присяжні переклади, засвідчені в суді

Практичний тест, яким користуються самі італійці: якщо документ підписала особа, чий підпис зберігається в префектурі, — ідіть до префектури; якщо підпис нотаріуса або судового працівника — до прокуратури. Приватний документ (договір, заява) апостилю не підлягає взагалі, поки його не посвідчить нотаріус: тоді він стає нотаріальним актом і йде до прокуратури.

Строки й порядок прийому відрізняються від провінції до провінції, тож перевіряйте їх на сторінці конкретної префектури чи прокуратури — єдиного розрахунку «скільки це триває в Італії» не існує.

Правило друге: autocertificazione в Україні не працює

Італія десятиліттями привчає громадян не збирати довідки: за D.P.R. 445/2000 державний орган зобовʼязаний прийняти dichiarazione sostitutiva — власну заяву особи — замість довідки, яку сам може перевірити. Для життя в Італії це величезна зручність.

Для України це нуль. Автосертифікація не має ні підпису компетентного органу, ні печатки — а саме їх засвідчує апостиль. Український ДРАЦС, нотаріус чи Пенсійний фонд не мають що з нею робити.

Тому перший крок на італійському напрямку — не переклад і не апостиль, а замовлення справжньої довідки чи витягу в комуні або іншому органі, який веде відповідний запис.

Правило третє: довідку просять «solo per l’estero»

У звичайній італійській довідці часто стоїть напис за статтею 40 D.P.R. 445/2000: документ не може бути поданий італійським державним органам (саме тому, що замість нього подають автосертифікацію). Напис абсолютно законний і абсолютно спантеличує українського посадовця, який читає переклад.

Для документів, призначених за кордон, циркуляр Президії Ради Міністрів № 5 від 23 травня 2012 року вказує цей напис не проставляти, а використовувати інше формулювання — у практиці комун це «il presente certificato è rilasciato solo per l’estero». Отже:

1. Замовляючи документ, прямо кажіть, що він для закордону (per l’estero).
2. Уточнюйте, чи потрібна marca da bollo: для довідок, призначених за кордон, гербову марку просять частіше, ніж для внутрішніх.
3. Перевіряйте напис перед тим, як платити за апостиль.

Який саме акт цивільного стану замовляти

Італійська комуна видає кілька форм того самого запису, і для України вони нерівноцінні.

• Copia integrale dell’atto — повна копія акта з усіма відмітками. Найнадійніший варіант для внесення відомостей в Україні.
• Estratto per riassunto — скорочений витяг: основні поля, без частини відміток. Часто достатній для візових і побутових потреб, але не завжди для ДРАЦС.
• Certificato — довідка про факт (народження, шлюб) без деталей акта. Найслабша форма для українських реєстрів.

Загальну логіку внесення іноземних актів в Україні — що робить ДРАЦС, а чого не робить, — ми розібрали в окремій статті: іноземне свідоцтво про народження та шлюб в Україні. Італійська специфіка накладається поверх неї.

Багатомовні форми: чому вони не рятують

Італія бере участь у конвенціях Міжнародної комісії з цивільного стану (CIEC), які запровадили багатомовні витяги з актів цивільного стану, а в межах ЄС діють багатомовні стандартні форми Регламенту 2016/1191. Обидва механізми чинні лише між державами, що до них приєдналися.

Україна не входить ні до CIEC, ні, зрозуміло, до внутрішніх механізмів ЄС. Для української установи багатомовна італійська форма — такий самий іноземний документ: потрібні апостиль і нотаріально засвідчений переклад українською. Багатомовність не шкодить (вона іноді допомагає перекладачеві звірити поля), але не замінює ні штампа, ні перекладу.

Traduzione giurata ≠ український нотаріальний переклад

Італійський присяжний переклад (asseverazione — присяга перекладача в суді або перед нотаріусом) — повноцінна процедура, але вона створює італійський документ для італійських органів. Українському нотаріусу потрібен переклад, виконаний перекладачем, чий підпис він засвідчує, і підшитий до італійського оригіналу тут, в Україні.

Тому не замовляйте traduzione giurata українською в Італії «щоб уже було»: в Україні її доведеться переробляти. Як працює зворотний напрямок — коли український документ потрібен італійській установі — ми описали в статті присяжний переклад для Італії: asseverazione в суді.

Куди подають італійські документи в Україні

Документ	Куди подають	На що звернути увагу
Свідоцтво про народження дитини, народженої в Італії	ДРАЦС	повна копія акта; написання імені має збігатися з документами батьків
Свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу	ДРАЦС, нотаріус, суд	перевіряйте, чи є відмітки про зміну прізвища
Рішення італійського суду	суд, ДРАЦС, нотаріус	потрібна відмітка про набрання законної сили
Довідки INPS, довідки роботодавця	Пенсійний фонд України	перекладають італійський оригінал, не англомовну версію
Шкільні й університетські документи	школа, МОН (ENIC Ukraine)	визнання — окрема процедура поверх перекладу
Витяг з Camera di Commercio, нотаріальний акт	реєстратор, банк, нотаріус	апостиль у прокуратурі, якщо підпис нотаріальний

Якщо йдеться про італійське судове рішення — найчастіше про розлучення або спадщину, — переклад тут лише перший крок. Чи потрібне визнання рішення в українському суді, залежить від того, чи вимагає воно примусового виконання; цей поділ ми розібрали в статті іноземне судове рішення в Україні.

Чого вимагає український закон від перекладу

Стаття 15 Закону № 755-IV вимагає подавати документи державною мовою, а документ іноземною мовою — з перекладом українською, вірність якого або справжність підпису перекладача засвідчено в установленому порядку. На практиці це нотаріальне засвідчення: печатки бюро достатньо для внутрішніх потреб, але не для реєстратора чи ДРАЦС.

Переклад з італійської — від 450 грн за стандартну сторінку (1800 знаків із пробілами), нотаріальне засвідчення — 400 грн за документ, засвідчення печаткою бюро — 100 грн. Повний прайс — на сторінці цін. Якщо документ — свідоцтво, подивіться також сторінку нотаріальний переклад свідоцтва про народження: там описано, що саме перевіряє нотаріус і до чого підшивають переклад.

Більше про італійський напрямок у цілому — апостиль, присяжний переклад, dichiarazione di valore для дипломів — на сторінці країни Італія.

Типові помилки

• Апостиль у префектурі замість прокуратури (або навпаки). Орган визначає підпис на документі, а не тип справи.
• Принести autocertificazione. В Італії вона замінює довідку, в Україні — ні.
• Взяти довідку без позначки «per l’estero». Напис про незастосовність до італійських органів збиває українську установу.
• Замовити скорочений витяг. Для ДРАЦС частіше потрібна повна копія акта з відмітками.
• Покластися на багатомовну форму. Для України потрібні апостиль і переклад.
• Замовити traduzione giurata українською в Італії. Український нотаріус працює зі своїм перекладом.

Як ми це робимо

Ми починаємо з питання, куди ви подаєте документ, і з перевірки, чи та це форма: часто виявляється, що потрібна повна копія акта, а не витяг, і що апостиль має ставити інша установа. Далі перекладаємо з італійської напряму, узгоджуємо написання імен із вашими українськими документами, засвідчуємо переклад нотаріально й віддаємо комплект готовим до подання.

Надішліть скани й назву установи, яка їх вимагає, — прорахунок буде за 15 хвилин.