Нідерландські документи для України: afschrift, апостиль суду, витяг KvK

Нідерландський напрямок виглядає простим — і майже таким і є, щойно ви знаєте дві речі. Перша: апостиль там ставить суд, а не орган, який видав документ. Друга, менш очевидна: Нідерланди досі не видають електронних апостилів, тому апостилювати можна тільки паперовий оригінал — а половина нідерландських документів сьогодні існує як PDF з електронним підписом.

Тобто пастка тут протилежна тій, що на литовському чи грецькому напрямку. Там цифровим є штамп, і він не стикується з українським нотаріусом. Тут цифровим є сам документ, і він не стикується з нідерландським судом.

Хто приносить нам нідерландські документи

• Українські власники B.V. — витяг з торгового реєстру KvK, статут, рішення учасників для українського банку, податкової або контрагента.
• Нідерландський засновник української компанії — реєстратору потрібні витяг і статут материнської структури.
• Родини — акти про народження дітей, народжених у Нідерландах, про шлюб і розлучення для ДРАЦС.
• Ті, хто працював у Нідерландах — довідки про стаж і заробіток для Пенсійного фонду України.
• Освіта — дипломи нідерландських університетів і hogescholen для визнання в Україні та для роботодавця.
• Спадкові та судові справи — свідоцтва про смерть, нотаріальні акти, рішення судів.

Апостиль ставить районний суд

Що варто знати	Деталі
Хто проставляє	районний суд (rechtbank) — за даними урядового порталу це наклейка, яку видає суд
Скільки судів	одинадцять; звертатися можна до будь-якого, незалежно від місця видачі документа
Що перевіряє суд	що підпис і печатка належать особі, чий зразок підпису суду відомий
Форма	лише паперова — електронних апостилів Нідерланди ще не видають
Збір	фіксований тариф, який переглядають щороку; станом на 2026 джерела подають приблизно 22–27 € за документ — уточнюйте на rechtspraak.nl
Для України достатньо	так: обидві держави — учасниці Гаазької конвенції 1961 року, консульська легалізація не потрібна

Довший ланцюг «орган → МЗС у Гаазі → посольство» у Нідерландах теж існує, але він для держав, які не приєдналися до Конвенції. Для України це зайві два кроки — не дайте вписати себе в цю схему «на всяк випадок».

Нідерландський суд — лише один із варіантів: у Франції та Литві апостиль ставить нотаріат, у Туреччині губернаторство, у Румунії три різні органи. Усі дванадцять країн зведені в таблицю хто ставить апостиль у різних країнах.

Головна пастка: цифровий документ апостилювати не можна

Нідерланди пішли далеко в цифровізації документів. Витяг з KvK завантажується з сайту як PDF із кваліфікованим електронним підписом; довідки з громади замовляються через DigiD і приходять у цифрову поштову скриньку. Для нідерландських установ цього достатньо.

Для апостиля — ні. Суд проставляє наклейку на паперовий носій і звіряє живий підпис; у файлі з електронною печаткою немає того, що він перевіряє. Тому порядок замовлення такий:

1. Спочатку зʼясуйте, чи потрібен апостиль узагалі. Якщо документ іде до ДРАЦС, нотаріуса, реєстратора, суду чи Пенсійного фонду — потрібен.
2. Замовляйте паперовий примірник. У KvK це платний «паперовий витяг» на фірмовому папері з підписом, який надсилають поштою; у громади — паперовий afschrift.
3. Лише потім ідіть до суду. Паперовий оригінал з апостилем — і далі в Україну, на переклад.

Якщо документ потрібен для внутрішніх потреб компанії, іноземного контрагента або електронного обміну, цифрової версії достатньо, а переклад можна засвідчити печаткою бюро. Але для подання в українську установу шлях один — папір.

Диплом: спочатку DUO, лише потім суд

Нідерландський диплом — єдиний тип документа на цьому напрямку з обовʼязковим попереднім кроком. Районний суд не проставить апостиль на дипломі, який не пройшов перевірки DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs).

DUO перевіряє, що документ оригінальний і повний, виданий на бланку закладу, підписаний закладом і що програма визнана Міністерством освіти, культури й науки. Заяви приймають за попереднім записом у відділеннях служби та рекомендованою поштою в Гронінгені; актуальні адреси, збори й строки — на duo.nl.

Послідовність для України: DUO → районний суд (апостиль) → нотаріальний переклад в Україні. Визнання диплома в Україні (процедура ENIC Ukraine при МОН) — окремий крок поверх перекладу, і він не замінює ні апостиля, ні засвідчення.

Afschrift чи uittreksel BRP: що саме потрібно

Це друга за частотою причина переробок. Нідерландська громада видає два різні документи, і люди замовляють не той.

Документ	Що це	Для чого в Україні
Afschrift (uittreksel) burgerlijke stand	копія актового запису з реєстру цивільного стану громади, де подію зареєстрували	народження, шлюб, розлучення, смерть — для ДРАЦС, суду, нотаріуса
Uittreksel BRP	витяг з реєстру населення: імʼя, дата народження, адреса, номер BSN	підтвердження реєстрації й місця проживання; акта не замінює

Нюанс для тих, хто вже виїхав з Нідерландів: витяг BRP для осіб, які живуть за кордоном, видає одна з 19 громад, підключених до реєстру RNI. Акт цивільного стану натомість завжди замовляють у тій громаді, де подію зареєстровано, — і поштою це реально зробити з України.

Окремо варто сказати про багатомовний («міжнародний») витяг. Громади видають його без додаткової плати, і для подання в Європі він зручний. Мови в ньому — французька, німецька, англійська, іспанська, італійська, турецька. Української немає, тому для ДРАЦС він нічого не економить: апостиль і нотаріальний переклад українською все одно потрібні. Загальну логіку внесення закордонного акта до українського реєстру ми розібрали окремо — іноземне свідоцтво про народження та шлюб для ДРАЦС; для дітей маршрут ширший: дитина народилася за кордоном.

Чому «van der» ламає подання

Нідерландські прізвища часто містять службову частину — tussenvoegsel: van, van der, van den, de, ter, op den. Юридично вона є частиною прізвища. Технічно — її часто виносять в окреме поле або переносять у кінець: «Jansen, van der». Через це той самий чоловік у різних паперах виглядає як «van der Jansen», «Jansen van der» і просто «Jansen».

Для ДРАЦС, Пенсійного фонду чи реєстратора три написання — це три різні особи. Правило те саме, що й на інших напрямках: у перекладі прізвище пишеться як в українському паспорті, а нідерландська форма пояснюється приміткою перекладача. Тому ми просимо надсилати разом з документом скан паспорта або попереднього перекладу: написання має бути наскрізним, а не окремо «правильним» у кожному папері. Якщо розбіжність уже потрапила в документи, маршрут її виправлення описаний у гіді різне написання прізвища в документах.

Витяг з KvK для українського реєстратора

Нідерландська торгова палата (Kamer van Koophandel) веде торговий реєстр, і витяг звідти — найчастіший корпоративний документ на цьому напрямку. Що важливо:

• Форма. Для апостиля потрібен паперовий витяг на фірмовому папері з підписом KvK. Безплатна довідкова виписка з сайту й цифровий PDF — не для подання.
• Мова оригіналу — нідерландська. Англомовна версія існує, але якщо установа вимагає переклад офіційного документа, джерелом має бути нідерландський текст.
• Свіжість. Прямої норми немає, на практиці просять витяг не старший за три місяці, банки — ще свіжіший. Плануйте так, щоб апостиль, переклад і подання вклалися в цей строк.
• Форма товариства не перекладається. B.V., N.V., Stichting залишаються в оригінальному написанні з поясненням організаційно-правової форми.

Загальну картину по ЄС — які бувають форми витягів, що апостилюється, а що ні — ми зібрали в статті корпоративні документи з ЄС для України. Ця стаття додає нідерландську специфіку поверх неї.

Чого вимагає український закон від перекладу

Стаття 15 Закону № 755-IV вимагає подавати документи державною мовою, а документ іноземною мовою — з перекладом українською, вірність якого або справжність підпису перекладача засвідчено в установленому порядку. На практиці це нотаріальне засвідчення: печатки бюро достатньо для внутрішніх потреб, але не для реєстратора чи ДРАЦС.

Нідерландська в Україні — рідкісна мова, і це видно в тарифі: від 620 грн за стандартну сторінку (1800 знаків із пробілами) проти 300 грн за англійську. Нотаріальне засвідчення — 400 грн за документ, засвідчення печаткою бюро — 100 грн. Повний прайс — на сторінці цін.

Типові помилки

• Шукати нідерландське МЗС, яке проставить апостиль. Проставляє районний суд.
• Нести до суду цифровий витяг. Нідерланди не видають електронних апостилів; потрібен паперовий оригінал з підписом.
• Йти з дипломом одразу до суду. Спочатку легалізація в DUO.
• Замовити uittreksel BRP замість акта. ДРАЦС працює з актовим записом.
• Розраховувати, що багатомовний витяг звільнить від перекладу. Української мови в цій формі немає.
• Загубити «van der» у перекладі. Для української установи це інша особа.
• Замовити документ завчасно. Поки йдуть апостиль, пересилання й переклад, тримісячний строк свіжості може спливти.

Як ми це робимо

Ми починаємо не з перекладу, а з питання, куди ви подаєте документ: від відповіді залежить, чи потрібен апостиль узагалі й у якій формі — паперовій чи цифровій — замовляти нідерландський оригінал. Далі перекладаємо з нідерландської напряму, узгоджуємо написання імен і назв із вашими попередніми документами, засвідчуємо переклад нотаріально й віддаємо комплект готовим до подання.

Для актів цивільного стану це нотаріальний переклад свідоцтва про народження та нотаріальний переклад свідоцтва про шлюб, для витягів і статутів — переклад корпоративних документів, для судових і договірних обсягів — юридичний переклад, а коли штамп потрібен на українському документі у зворотному напрямку — проставити апостиль.

Надішліть скани й назву установи, яка їх вимагає, — прорахунок буде за 15 хвилин.