Німецькі документи в Україні: апостиль і переклад

Життя між двома країнами означає документи з обох. Свідоцтво про народження дитини, яка зʼявилася на світ у Берліні; свідоцтво про шлюб зі Standesamt; довіреність, підписана в німецького нотаріуса; витяг із Handelsregister для бізнесу — рано чи пізно все це доводиться показувати українським установам. І тут працює простий, але суворий ланцюжок: апостиль у Німеччині → переклад в Україні → нотаріальне засвідчення → подача.

Розберімо кожен крок — і типові граблі, на які наступають найчастіше.

Крок 1. Апостиль — тільки в Німеччині

Головне правило легалізації: апостиль ставить країна, що видала документ. Німецький документ апостилюється в Німеччині — українські органи зробити цього не можуть за жодні гроші. Так працює Конвенція про апостиль 1961 року, учасницями якої є і Україна, і Німеччина: актуальну таблицю країн-учасниць веде Гаазька конференція з міжнародного приватного права (HCCH).

Компетентний орган залежить від типу документа й федеральної землі:

• документи РАЦС (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde) — зазвичай окружний уряд землі: Regierungspräsidium, Bezirksregierung або аналогічний орган;
• судові документи — президент відповідного земельного суду (Landgericht);
• нотаріальні документи (довіреності, заяви, згоди) — також земельний суд за місцем діяльності нотаріуса;
• федеральні документи — Bundesverwaltungsamt у Кельні.

Звучить заплутано, але на практиці все просто: установа, яка видала документ, завжди знає «свій» апостильний орган — достатньо одного запитання при отриманні. Строки в більшості земель — від кількох днів до двох тижнів.

Крок 2. Переклад — після апостиля, не до

Апостиль — це не окремий папірець, а штамп, який стає частиною документа. Тому правильна послідовність — спершу апостиль, потім переклад: перекладається і сам документ, і апостиль на ньому.

Найпоширеніша помилка — зробити переклад заздалегідь, «щоб зекономити час». Результат протилежний: після проставлення апостиля переклад доводиться доробляти й повторно засвідчувати в нотаріуса, тобто платити двічі.

Для українських установ переклад має бути нотаріально засвідченим: нотаріус засвідчує підпис перекладача — порядок таких нотаріальних дій регулює Міністерство юстиції України, — і документ набуває офіційного статусу. Ми виконуємо нотаріальний переклад з німецької в Києві за 1–2 робочі дні після отримання сканів — фізична присутність власника документа не потрібна.

Окрема деталь, яка економить нерви: написання імен. В українському перекладі імена та прізвища мають відповідати українським документам особи (паспорту, свідоцтвам). Якщо в німецькому документі імʼя транслітероване інакше — скажімо, «Yuliia» проти «Julia» — перекладач має зафіксувати відповідність правильно. Ми звіряємо кожне імʼя з українськими документами до засвідчення.

Крок 3. Куди подавати — і хто що вимагає

Найчастіші сценарії з нашої практики:

• Реєстрація народження дитини, народженої в Німеччині. Німецьке свідоцтво з апостилем + нотаріальний переклад — для РАЦС або консульства. Зазвичай додатково просять переклад апостиля — він у нас входить у стандарт.
• Шлюб, укладений у Німеччині. Heiratsurkunde з апостилем і перекладом — для внесення відомостей в українські реєстри, зміни прізвища в документах.
• Довіреність від особи, що живе в Німеччині. Найзручніший маршрут: текст готує український нотаріус, засвідчення відбувається в німецького нотаріуса, апостиль — у Німеччині, зворотний переклад — у нас. Вимоги українських нотаріусів до таких документів ми зібрали в гіді «Іноземна довіреність для дій в Україні», а як це виглядає на реальному прикладі — у кейсі про продаж квартири з Німеччини.
• Корпоративні документи. Витяги з Handelsregister, статути, рішення учасників — для реєстрації представництва, участі в тендерах, банківського комплаєнсу. Тут особливо важлива точність термінології та оформлення один в один з оригіналом — як ми працюємо з великими юридичними масивами, показано в кейсі про юридичний переклад.
• Спадщина та суди. Німецькі судові рішення й нотаріальні акти приймаються українськими судами лише з апостилем і засвідченим перекладом.

Типові помилки — і як їх уникнути

1. Переклад до апостиля. Розібрали вище: завжди спершу апостиль.
2. «Міжнародний» бланк без перекладу. Німеччина видає багатомовні витяги, і власники сподіваються, що переклад не потрібен. Українські установи в більшості випадків однаково вимагають нотаріально засвідчений переклад українською — уточнюйте заздалегідь.
3. Переклад у випадкового виконавця в Німеччині. Переклад німецькою робить німецький присяжний перекладач — але для України потрібен переклад українською з українським нотаріальним засвідченням. Німецький присяжний переклад українські установи не влаштовує так само, як німецькі установи не влаштовує український нотаріальний.
4. Розбіжності в іменах. Перевіряйте відповідність написання у перекладі вашим українським документам — до засвідчення, а не після відмови установи.

Скільки це коштує і як довго триває

Німецька частина (апостиль) — від кількох днів до двох тижнів залежно від землі; вартість встановлює німецький орган. Українська частина — переклад із нотаріальним засвідченням — виконується за 1–2 робочі дні після отримання сканів; вартість залежить від обсягу документа, тому надішліть скан — порахуємо за 15 хвилин. Про всі варіанти засвідчення і легалізації читайте на сторінці послуги «Легалізація документів та апостиль», а загальні правила напрямку — у гіді «Документи для Німеччини».

Уся процедура працює дистанційно: ви в Німеччині, документи — у нас, готовий пакет — у вашого представника в Україні або на відділенні Нової Пошти.